Tìm hiểu về hệ thống ERP – Giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp

Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning – Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) hiện nay đã trở nên phổ biến không chỉ trong giới làm công nghệ thông tin mà cả cộng đồng doanh nghiệp, nhà quản lý của Việt Nam.

Chức năng chính của ERP đó là tích hợp tất cả các phòng ban trong công ty lại trong một hệ thống máy tính duy nhất để tiện theo dõi hơn, giúp đáp ứng các yêu cầu một cách linh hoạt. Hay nói cách khác, ERP giống như một phần mềm khổng lồ, nó có khả năng làm tất cả các hoạt động về nhân sự, tài chính, sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng và nhiều cái khác nữa.

Rất nhiều các doanh nghiệp hàng đầu thế giới coi ERP là chìa khóa thành công của mình. Dưới đây là một vài thông tin giúp khách hàng hiểu rõ hơn về phần mềm này.

Giới thiệu về ERP

ERP là một giải pháp phần mềm nhằm mục đích hỗ trợ việc quản lý một doanh nghiệp. Phần mềm này sử dụng cho doanh nghiệp giúp đỡ doanh nghiệp trong các hoạt động thường ngày của mình, giúp quản lý các hoạt động chủ yếu của doanh nghiệp như kế toán, phân tích tình hình tài chính, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý mua hàng, tồn kho, quản lý hoạt động sản xuất, hậu cần, v.v… Bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch, phần mềm này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp cho doanh nghiệp như nguồn nhân lực, máy móc, vật tư và tài chính có sẵn với số lượng đủ khi cần.

Thường thì ở trong các doanh nghiệp, mỗi phòng ban người ta sẽ dùng một loại phần mềm khác nhau. Khi dùng từng phần mềm riêng lẻ như cách truyền thống, việc kết nối các dữ liệu với nhau rất khó, nhất là khi khối lượng dữ liệu lớn hoặc phần mềm không tương thích với nhau, thế nên sự phối hợp giữa nhiều bộ phận của một công ty trở nên khó khăn, tốn kém, mất thời gian. Còn ERP thì gom hết tất cả những thứ này lại với nhau và chỉ sử dụng một cơ sở dữ liệu duy nhất để tất cả mọi người, mọi phòng ban đều có thể truy cập vào và chia sẻ dữ liệu cho nhau.
 ​
Chúng ta hãy lấy ví dụ là khi một khách hàng đặt hàng một chiếc laptop. Bình thường, khi người đó bắt đầu order, đơn hàng sẽ được chuyển từ hòm thư của người đó đến công ty. Sau đó, nhân viên nhập dữ liệu sẽ chuyển nội dung đơn hàng (số lượng, mặt hàng, giá tiền, chi phí ship hàng, cấu hình CPU, RAM, HDD…) vào hệ thống máy tính của công ty, chuyển tiếp qua cho bộ phận quản lý khách hàng để ghi lại thông tin về người đặt, rồi chuyển qua kho, rồi kế toán,… Quy trình như thế này khiến việc giao hàng đến người mua bị chậm trễ lại, chưa kể đến việc thất lạc đơn hàng nữa. Việc phải nhập liệu từ phần mềm này qua phần mềm khác cũng có thể phát sinh lỗi, nhất là với các công ty hoạt động trên nhiều khu vực địa lý.

Song song đó, không ai trong công ty thật sự biết được tình trạng của đơn hàng đó như thế nào bởi không có đủ hết mọi quyền truy cập vào tất cả mọi phần mềm. Một người làm bên mảng tài chính hoặc hỗ trợ khách hàng làm thế nào truy cập được phần mềm của bên kho để biết là hàng đã được giao hay chưa, lỡ kho đó nằm ởBình Dương trong khi cô nhân viên đó đang ở TP.HCM thì sao? Đó cũng là lý do mà nhiều khi bạn gọi hỏi xem hàng của mình đã được giao hay chưa thì người tiếp tân phải chuyển tiếp bạn qua bên kho, và rồi bạn lại phải lặp lại toàn bộ yêu cầu truy vấn của mình, rất tốn thời gian.

ERP xuất hiện với mục đích thay thế hết tất cả những hệ thống đơn lẻ này, và công ty chỉ xài một phần mềm duy nhất để quản lý. Tất nhiên, ERP sẽ được chia nhỏ thành các gói tùy mục đích, ví dụ như gói tài chính, gói nhân sự, gói kho bãi,… nhưng vấn đề cơ bản đó là dữ liệu nằm chung một chỗ, không bị phân tán ở đây một ít, ở kia một ít. Mọi nhân viên khi cần (và tất nhiên là khi có đủ quyền hạn) đều có thể xem được thông tin như ý muốn, và quan trọng hơn, ông giám đốc ngồi trên cao vẫn có thể nắm tình hình doanh nghiệp của ông một cách nhanh chóng mà không phải đợi hàng tá báo cáo từ nhiều bộ phận gửi lên trong một thời gian dài. Một công ty có thể chỉ mua một số gói nhất định tùy theo khả năng và nhu cầu của mình chứ không cần phải mua hết cả bộ.

Ngoài ra, hệ thống ERP sẽ được tùy biến theo nhu cầu của từng công ty bởi mỗi doanh nghiệp sẽ có các yêu cầu khác nhau, những quy trình khác nhau. Và không chỉ các gói có thể tùy biến mà từng biểu mẫu, từng thanh công cụ, vị trí các nút, các khu vực điền số liệu… cũng thể được tinh chỉnh lại cho phù hợp nhất. Nói cách khác, ERP sở hữu tính linh hoạt cực kỳ cao, và đây cũng là công việc chính của những công ty triển khai ERP đến cho khách hàng của mình.

Hệ thống ERP giúp các công ty quản lý như thế nào?

Những khó khăn trong ứng dụng ERP

Khó khăn lớn thường gặp là doanh nghiệp chưa xác định được yêu cầu phạm vi quản lý, chưa có sự chuẩn bị đầy đủ và chưa tính trước được khối lượng công việc tương lai nên thường đặt ra các yêu cầu quá cao, không mấy khả thi dẫn đến kém hiệu quả khi vận hành thực tế.

Kinh nghiệm triển khai của các đơn vị sử dụng ERP chưa nhiều. Chưa nắm được hết các tính năng và công cụ của ERP mà mình đang triển khai nên không thể lập trình, bổ sung thêm những ứng dụng cho phù hợp với yêu cầu  thực tế của doanh nghiệp,

Một khó khăn nữa đó là yếu tố công nghệ như: hệ thống mạng máy tính của, hệ thống mạng (server), máy vi tính, trang thiết bị để triển khai cho toàn doanh nghiệp chưa đồng bộ.

Chưa hết, ERP cũng có những hạn chế nhất định ngay cả đối với các phân hệ của mình. Có một số doanh nghiệp chỉ dùng ERP nhưng không thể đáp ứng được hết yêu cầu của họ, thế nên họ phải dùng thêm một hoặc một số phần mềm khác

Ngoài ra, một lý do khiến ERP thường bị thất bại khi được triển khai mặc dù doanh nghiệp đã chi rất nhiều tiền là những người lãnh đạo không hiểu rõ về hệ thống. Họ chỉ xác định được nhu cầu của mình sau đó chỉ đạo xuống cho bên IT thực hiện. Bên IT nếu không rõ về quy trình sẽ dẫn đến gặp khó khan khi triển khai. Phải giải quyết cho được những mối quan ngại này thì ERP mới thật sự mang lại lợi ích vượt bậc như những gì nó vốn có.

Theo Diễn đàn Tinh tế

DIP Holding là doanh nghiệp chuyên sản xuất phần mềm, với thâm niên gần 15 năm hoạt động sâu rộng trong lĩnh vực CNTT. Là tập thể vững mạnh được sáng lập bởi những chuyên gia hàng đầu, có kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực Công nghệ thông tin, cùng với đội ngũ nhân viên trẻ trung đam mê sáng tạo và đầy nhiệt huyết được huấn luyện chuyên nghiệp. DIP Holding tự hào đưa ra những dịch vụ và sản phẩm phần mềm quản lý ưu việt trong nhiều lĩnh vực:

Phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp
Phần mềm quản lý bất động sản
Phần mềm quản lý sản xuất
Phần mềm quản lý kinh doanh
Phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng
Phần mềm quản lý nhân sự tiền lương
Phần mềm quản lý cửa hàng bán xe máy 
Phần mềm quản lý tòa nhà
Phần mềm quản lý khách sạn
Hệ thống tổng đài Void IP Call Center

Mọi chi tiết quý khách vui lòng liên hệ. 
Chúng tôi sẵn sàng phục vụ!
———————
 
Sales Team  – Hotline:  (028) 710 66 777  –  (024) 710 55 777 (ext 1) 
Tổng đài tư vấn, hỗ trợ dịch vụ 24/7:  (028) 710 66 777
E-commerce Site:  www.landsoft.com.vn  – www.motosoft.vn