Google Drive trở thành siêu công cụ đối với dân văn phòng nếu sử dụng hiệu quả.

Google drive là một trong những lựa chọn lưu trữ trên điện toán đám mây hàng đầu hiện nay đối với những người sử dụng máy tính. Đồng thời Google drive cho phép bạn đồng bộ hóa các tập tin trên máy tính, người dùng có thể truy cập trực tuyến bất cứ lúc nào mà không cần mở trình duyệt.
Trước đây có rất nhiều bài viết về chủ đề khai thác tính năng của Google drive hiệu quả tuy nhiên vẫn chưa có bài viết nào cụ thể về cách làm thế nào để cài đặt hay việc cấu hình và đồng bộ dữ liệu bất cứ đâu trong máy tính lên Google drive có phải không?… Bài viết này sẽ giúp bạn nắm bắt được toàn bộ các tính năng của Google drive trên máy tính từ việc cà đặt đến sử dụng bản mới nhất của Google drive trên máy tính Windows.

Tải và cài Google drive trên Windows

Đầu tiên, bạn truy cập vào website Google drive sau tạo cho mình một tài khoản và tiến hành tải ứng dụng Google Drive cho máy tính sử dụng hệ điều hành Windows.
Trước khi tải về một bản thông báo về các điều khoản sử dụng Google drive sẽ xuất hiện bạn cần xem xét kỹ và sau đó nhấn vào nút Chấp nhận và cài đặt để tải ứng dụng về máy.

Sau khi tải xong bạn chạy ứng dụng và việc cài đặt sẽ diễn ra một cách tự động.
Khi cài đặt xong màn hình của Google Drive sẽ xuất hiện và các shortcut Google Slides, Google Sheets, Google Docs được hiển thị trên desktop.
Yêu cầu đầu tiên khi cấu hình Google Drive trên hệ điều hành Windows là đăng nhập tài khoản.

Khi đăng nhập thành công giai đoạn tiếp theo là màn hình hướng dẫn sử dụng bạn chọn Next.
Khi tới cuối màn hình hướng dẫn thông báo cài đặt hoàn thành đã xuất hiện. Tại đây bạn chọn Sync options để tiến hành điều chỉnh việc đồn bộ hoặc nhấn vào Done để đóng cửa sổ.

Tại tab Sync options, bạn sẽ được cung cấp các tùy chỉnh như: vị trí thư mục đồng bộ và tùy chọn đồng bộ các thư mục trên Google Drive vào thư mục đồng bộ. Bạn nên đánh dấu vào tùy chọn Sync only these folders để lựa chọn các thư mục mình cần cho việc đồng bộ, tránh tình trạng đồng bộ toàn bộ dữ liệu sẽ gây phiền hà về sau.

Khi mọi thứ đã hoàn tất, bạn hãy nhấn Start Sync để bắt đầu việc đồng bộ dữ liệu từ các tùy chọn mà bạn đã thiết lập.

Cách sử dụng Google Drive trên Desktop

Sau khi cài đặt và cấu hình xong, biểu tượng Google Drive của ứng dụng sẽ xuất hiện ở màn hình desktop. Khi bạn truy cập, cửa sổ File Explorer sẽ mở ra và bạn sẽ thấy được các dữ liệu và thư mục mà mình chọn để đồng bộ sẽ xuất hiện bên trong.

Ngoài ra, khi nhấp vào biểu tượng Google Drive ở taskbar, một cửa sổ thông tin sẽ xuất hiện hiển thị các tập tin vừa được tải/đồng bộ từ Google Drive về máy tính.

Các tập tin Google Slides, Google Sheets và Google Docs sẵn có trong máy tính đều có thể được chỉnh sửa gián tiếp nhưng các tập tin này khi được đồng bộ từ Google Drive xuống sẽ chỉ hiển thị ở dạng shortcut, và nếu bạn nhấn vào để chỉnh sửa thì trình duyệt web sẽ mở ra, truy cập thẳng vào tập tin và cho phép bạn có thể chỉnh sửa trực tuyến thông qua các dịch vụ như Google Slides, Google Sheets và Google Docs tương ứng.

Và khi bạn xóa một tập tin từ máy tính mà tệp tin đó đã được đồng bộ lên Google Drive thì một thông báo cảnh báo việc xóa này sẽ đồng nghĩa với việc tập tin sẽ bị xóa trên máy chủ nên bạn cần lưu ý.

Cấu hình lại Google Drive trên Windows

Nếu bạn muốn thay đổi cấu hình của Google Drive trên Windows, bạn hãy nhấn vào biểu tượng Google Drive trên taskbar, sau đó nhấn vào biểu tượng 3 chấm và chọn Preference.

Cửa sổ Preference sẽ xuất hiện, ngoài 2 tab tùy chọn quen thuộc là Sync options và Advanced, bạn còn có thêm tab Account với biểu đồ dung lượng bạn đang dùng cùng 2 tùy chọn trên ngắt kết nối với tài khoản và nâng cấp.
Khi việc điều chỉnh hoàn tất, bạn chỉ việc nhấn Apply để thực thi là xong.

Chia sẻ nhanh các thư mục hoặc tập tin từ Google Drive trên máy tính Windows

Khi bạn cần chia sẻ nhanh các tập tin hoặc thư mục từ Google Drive trên máy tính Windows, bạn chỉ cần thao tác nhấn phải chuột vào các dữ liệu này và chọn Google Drive > Share…

Hộp thoại tùy chọn chia sẻ sẽ xuất hiện. Tại đây bạn có thể nhập thêm tên, email và tùy chọn cấp phép quyền truy cập cho người được chia sẻ thao tác với dữ liệu.

Có nói rằng, Google Drive là lựa chọn tuyệt vời cho nhu cầu lưu trữ, đồng bộ và làm việc trực tuyến trên nhiều thiết bị. Nếu bạn không sử dụng OneDrive trên Windows 10 thì Google Drive sẽ là giải pháp hữu hiệu mà bạn nên nghĩ đến đầu tiên.