Giải pháp thắt chặt quản lý nhân sự toà nhà hiệu quả dành cho ban quản lý toà nhà

Muốn thắt chặt quản lý nhân sự toà nhà, ban quản lý cần phải có sự kết hợp linh hoạt giữa xây dựng quy trình quản lý nhân sự chuyên nghiệp, kết hợp với các giải pháp công nghệ hiện đại. Trong đó, ứng dụng phần mềm quản lý toà nhà Landsoft Building để quản lý nhân sự toà nhà được xem là một trong những giải pháp quản lý vận hành toà nhà tương đối phổ biến hiện nay.

Có thể bạn muốn biết:

Ban quản lý cần đào tạo nhân viên quản lý chung cư những gì để đảm bảo chất lượng dịch vụ?

Làm thế nào để triển khai phần mềm quản lý toà nhà thành công?

Landsoft Building – Phương án quản lý chi phí vận hành toà nhà dành cho chủ đầu tư

Dưới đây là một số phương án giúp ban quản lý tối ưu quản lý nhân sự toà nhà hiệu quả mà chúng ta có thể tham khảo.

Cần thiết lập quy trình quản lý nhân sự toà nhà bài bản và chuyên nghiệp

Để có thể tối ưu quản lý nhân sự toà nhà tốt nhất, ban quản lý trước hết cần phải xây dựng cơ cấu tổ chức một ban quản lý toà nhà rõ ràng và minh bạch. Trong đó, các bộ phận và phòng ban trong ban quản lý toà nhà phải được phân chia chức năng rõ ràng, bao gồm bộ phận lễ tân, kỹ thuật, bảo vệ, vệ sinh,…. Mỗi một bộ phận nhân sự đều phải được quy định rõ ràng vai trò cùng trách nhiệm công khai, có mô tả công việc cụ thể và phân chia trách nhiệm rõ ràng.

Đồng thời, ban quản lý cũng phải thiết lập nên một quy trình vận hành toà nhà theo đúng tiêu chuẩn, đảm bảo phục vụ cho cư dân và khách hàng tốt nhất. Chẳng hạn, trong quy trình quản lý toà nhà ban quản lý phải thiết lập quy trình làm việc hàng ngày rõ ràng cho từng bộ phận. Ví dụ như bộ phận lễ tân cần đón tiếp khách hàng ra sao, lưu trữ thông tin khách hàng như thế nào? Bộ phận bảo vệ cần phải làm những công việc gì, tuần tra toà nhà như thế nào? Bộ phận kỹ thuật cần tiến hành kiểm tra trang thiết bị kỹ thuật ra sao, kế hoạch bảo trì bảo dưỡng trang thiết bị kỹ thuật toà nhà?,… Mỗi một bộ phận đều phải có quy trình làm việc bài bản và chuyên nghiệp riêng.

Quan trọng là, ban quản lý cũng phải xác định rõ phương hướng xử lý tình huống khi có sự cố phát sinh như sự cố phòng cháy chữa cháy, khiếu nại của cư dân, mất điện/nước,… để đưa ra phương án xử lý kịp thời, đảm bảo cuộc sống ổn định cho cư dân và khách hàng trong toà nhà.

Điều thiết yếu nhất khi quản lý nhân sự toà nhà là ban quản lý còn phải biết được cách thức kiểm soát chất lượng công việc của từng bộ phận, thường xuyên kiểm tra được các hạng mục công việc trong toà nhà, có báo cáo định kỳ và nhật ký vận hành toà nhà.

Sử dụng công nghệ để quản lý nhân sự toà nhà hiệu quả

Ngày nay khi nền tảng công nghệ số ngày càng hiện đại hoá, hầu hết các ban quản lý toà nhà đều lựa chọn ứng dụng công nghệ như phần mềm quản lý toà nhà để thắt chặt quản lý nhân sự toà nhà toàn diện và chặt chẽ hơn. Những nền tảng phần mềm như Landsoft Building được xem là cánh tay đắc lực giúp ban quản lý kiểm soát nhân sự chặt chẽ, phân bổ công việc và theo dõi lịch làm việc của từng nhân viên, phân chia nhiệm vụ cùng trách nhiệm minh bạch và rõ ràng giữa các bộ phận và với từng nhân viên.

Ngoài ra, ban quản lý có thể dùng thêm App quản lý toà nhà như My Home Vime để tiếp nhận phản ánh và yêu cầu từ phía cư dân, theo dõi đánh giá dịch vụ của cư dân, kiểm soát lịch bảo trì trang thiết bị toà nhà, quản lý công việc cho các bộ phận tiện ích hơn.

Thường xuyên giám sát và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân sự khi quản lý nhân sự toà nhà

Để quản lý nhân sự toà nhà hiệu quả hơn, ban quản lý cũng cần thường xuyên tiến hành giám sát cũng như đánh giá hiệu suất làm việc của từng nhân viên. Trong đó muốn nâng cao hiệu quả công việc của nhân sự, ban quản lý có thể triển khai tổ chức đào tạo nhân sự định kỳ để nâng cao khả năng làm việc của nhân viên tại các bộ phận, đào tạo thêm nhân sự trong ban quản lý về kỹ năng giao tiếp, xử lý sự cố cùng với những kiến thức chuyên nghiệp liên quan.

Đồng thời, ban quản lý có thể ứng dụng phần mềm như Landsoft Building để thắt chặt kiểm soát hiệu suất công việc của nhân viên tại các bộ phận. Phần mềm theo dõi và đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên, tính toán KPI cho từng nhân sự và đánh giá chính xác hiệu suất làm việc từng nhân sự theo mức độ hài lòng của cư dân, số lượng sự cố phát sinh trong toà nhà, thời gian và cách thức xử lý,… từ đó giúp ban quản lý toà nhà ghi nhận cũng như theo dõi năng lực từng nhân sự chính xác, có phương án thưởng phạt phân minh.

Bên cạnh các giải pháp trên, muốn quản lý nhân sự toà nhà hiệu quả thì ban quản lý còn cần gia tăng giao tiếp trong nội bộ qua các đội nhóm trên Zalo, App quản lý toà nhà, định kỳ họp giao ban để trao đổi công việc giữa các bộ phận và cải tiến quy trình làm việc hiệu quả hơn.