Quản trị dữ liệu bất động sản: Vì sao CEO vẫn khó nhìn thấy đúng tình hình kinh doanh?

CEO khi quản trị dữ liệu bất động sản có thể nhận hàng loạt báo cáo mỗi ngày: doanh số, booking, giỏ hàng, khách hàng, hợp đồng, công nợ, hiệu suất Sales, kết quả từng dự án hay từng kênh phân phối. Nhưng nghịch lý là càng nhiều dữ liệu, CEO đôi khi càng khó nhìn thấy chính xác doanh nghiệp đang thực sự vận hành như thế nào.

Dự án đang bán tốt hay bắt đầu chững lại? Lượng khách tiềm năng còn bao nhiêu? Sales nào đang tạo ra giao dịch thực? Booking nào có khả năng chuyển đổi? Dòng tiền thời gian tới có vấn đề gì cần lưu ý?

Nếu mỗi câu hỏi lại phải chờ nhiều phòng ban tổng hợp dữ liệu từ Excel, CRM, phần mềm kế toán hoặc các báo cáo riêng lẻ, vấn đề không còn nằm ở việc thiếu dữ liệu. Đó là dấu hiệu doanh nghiệp chưa có một cách quản trị dữ liệu bất động sản đủ tập trung và nhất quán.

Với doanh nghiệp triển khai nhiều dự án, nhiều giỏ hàng, nhiều kênh bán và đội ngũ kinh doanh lớn, đây không chỉ là câu chuyện về công nghệ. Đó là bài toán trực tiếp ảnh hưởng đến khả năng kiểm soát và ra quyết định của CEO.

Xem thêm: Quản lý sàn bất động sản: Chuẩn hóa quy trình bán hàng đa sàn bằng một nền tảng duy nhất

Quản trị dữ liệu bất động sản là gì?

Quản trị dữ liệu bất động sản là quá trình tổ chức, chuẩn hóa, kết nối, kiểm soát và khai thác dữ liệu phát sinh trong toàn bộ hoạt động kinh doanh bất động sản nhằm phục vụ quản lý và ra quyết định.

Dữ liệu không chỉ dừng ở danh sách khách hàng. Đó còn là thông tin dự án, sản phẩm, bảng hàng, booking, giữ chỗ, đặt cọc, giao dịch, hợp đồng, chính sách bán hàng, doanh số, công nợ, tiến độ thanh toán, hoa hồng và lịch sử tương tác với khách hàng.

Khi những dữ liệu này được kết nối, CEO có thể nhìn doanh nghiệp theo một chuỗi xuyên suốt thay vì những con số riêng lẻ. Ngược lại, nếu dữ liệu nằm ở nhiều hệ thống và mỗi bộ phận sử dụng một nguồn thông tin khác nhau, doanh nghiệp vẫn có rất nhiều dữ liệu nhưng khó biến chúng thành cơ sở quản trị đáng tin cậy.

Giá trị của dữ liệu không nằm ở việc doanh nghiệp lưu được bao nhiêu thông tin, mà nằm ở khả năng biến thông tin đó thành cơ sở để hành động.

Vì sao CEO vẫn khó nhìn thấy đúng tình hình kinh doanh dù có rất nhiều dữ liệu?

Dữ liệu phân tán khiến mỗi phòng ban có một “bức tranh” khác nhau

Trong một doanh nghiệp bất động sản, bộ phận kinh doanh có thể quản lý khách hàng và Sales trên CRM, bộ phận bán hàng theo dõi bảng hàng bằng Excel, kế toán quản lý thanh toán và công nợ trên một hệ thống khác, trong khi thông tin booking hoặc trao đổi giao dịch lại nằm trong email, nhóm chat.

Mỗi nguồn dữ liệu đều có thể đúng trong phạm vi của mình. Nhưng khi CEO cần nhìn tổng thể, việc ghép các nguồn dữ liệu lại trở thành một bài toán phức tạp. Chỉ một sai khác về thời điểm cập nhật cũng có thể khiến số liệu giữa các bộ phận không đồng nhất. Khi đó, nhà quản lý phải mất thêm thời gian kiểm tra, đối chiếu trước khi có thể đưa ra quyết định.

Xem thêm: Chuyển đổi số quy trình bán hàng bất động sản từ Marketing đến Kế toán

Báo cáo chậm làm mất đi giá trị của dữ liệu

Trong kinh doanh bất động sản, dữ liệu có thể thay đổi liên tục. Một sản phẩm vừa được booking, một giao dịch vừa phát sinh hay một khoản thanh toán đến hạn đều có thể tác động đến kế hoạch kinh doanh.

Nếu dữ liệu chỉ được tổng hợp vào cuối ngày, cuối tuần hoặc cuối tháng, CEO có thể nhìn thấy điều đã xảy ra nhưng khó phản ứng kịp với điều đang xảy ra.

Một dự án bắt đầu giảm tốc cần được phát hiện sớm. Một kênh bán có tỷ lệ chuyển đổi tốt cần được ưu tiên sớm. Một nhóm Sales có hiệu suất thấp cần được hỗ trợ trước khi ảnh hưởng đến mục tiêu chung.

Quản trị dữ liệu bất động sản hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp biết “đã xảy ra chuyện gì”, mà quan trọng hơn là giúp nhà quản lý có cơ sở để biết “đang có chuyện gì” và “cần làm gì tiếp theo”.

Doanh số tăng chưa chắc đồng nghĩa hoạt động kinh doanh đang khỏe

Doanh thu là một chỉ số quan trọng, nhưng chưa đủ để CEO đánh giá toàn bộ sức khỏe kinh doanh. Một dự án có doanh số tốt nhưng tỷ lệ khách hàng chuyển đổi thấp có thể đang phụ thuộc vào một nhóm Sales hoặc một kênh bán nhất định. Một dự án có nhiều booking nhưng tỷ lệ giao dịch thấp có thể đang tồn tại vấn đề ở chất lượng khách hàng, sản phẩm hoặc quy trình bán hàng.

Tương tự, số lượng hợp đồng tăng nhưng công nợ tăng nhanh cũng cần được lưu ý. Vì vậy, thay vì chỉ nhìn vào doanh số, CEO cần kết nối doanh số với dữ liệu khách hàng, Sales, booking, giao dịch, hợp đồng, thanh toán và công nợ để hiểu nguyên nhân phía sau những con số.

CEO cần nhìn thấy dữ liệu gì để kiểm soát tình hình kinh doanh bất động sản?

Không phải mọi dữ liệu đều cần đưa lên màn hình quản trị. Điều quan trọng là lựa chọn những nhóm dữ liệu có thể trả lời trực tiếp các câu hỏi điều hành.

Dữ liệu dự án, sản phẩm và giỏ hàng

CEO cần biết doanh nghiệp đang triển khai những dự án nào, mỗi dự án có bao nhiêu sản phẩm, tình trạng giỏ hàng ra sao và tốc độ tiêu thụ như thế nào. Khi dữ liệu được tập trung, nhà quản lý có thể nhanh chóng nhận diện dự án đang tăng trưởng, dự án có tốc độ hấp thụ chậm hoặc những nhóm sản phẩm cần điều chỉnh chiến lược bán hàng.

Dữ liệu booking và giao dịch

Booking là một chỉ báo quan trọng về sức nóng của thị trường và khả năng tiêu thụ sản phẩm. Tuy nhiên, một con số booking đơn lẻ chưa nói lên nhiều điều.

CEO cần biết booking đến từ dự án nào, sản phẩm nào, kênh bán nào, Sales nào và đang ở trạng thái nào. Khi booking được liên kết với giao dịch, doanh nghiệp có thể theo dõi tốt hơn hành trình từ nhu cầu ban đầu đến kết quả kinh doanh thực tế.

Dữ liệu khách hàng và nguồn khách

Một cơ sở dữ liệu lớn chưa chắc là một cơ sở dữ liệu có giá trị. CEO cần biết khách hàng đến từ nguồn nào, đang được Sales nào phụ trách, đã được chăm sóc đến đâu và tỷ lệ chuyển đổi như thế nào. Đây là cơ sở để đánh giá chất lượng nguồn khách cũng như hiệu quả thực tế của hoạt động kinh doanh.

Dữ liệu hiệu suất Sales và kênh phân phối

Doanh nghiệp càng có nhiều Sales và đại lý, việc đánh giá hiệu suất bằng cảm nhận càng khó chính xác. Nhà quản lý cần nhìn thấy hoạt động của từng Sales, đội nhóm hoặc kênh phân phối thông qua các chỉ số liên quan đến khách hàng, booking, giao dịch và tỷ lệ chuyển đổi.

Từ đó, doanh nghiệp có thể nhận diện rõ hơn đâu là đội ngũ đang tạo ra kết quả, đâu là nơi cần đào tạo, hỗ trợ hoặc điều chỉnh chiến lược.

Dữ liệu hợp đồng, thanh toán và công nợ

Một giao dịch thành công chưa phải là điểm kết thúc của quá trình quản lý. Hợp đồng, tiến độ thanh toán, số tiền đã thu và các khoản phải thu cần được theo dõi xuyên suốt. Khi những dữ liệu này được liên kết với giao dịch, CEO có thể có cái nhìn đầy đủ hơn về kết quả kinh doanh và tình hình dòng tiền.

Đây cũng là một trong những nhóm dữ liệu mà doanh nghiệp bất động sản khó quản lý hiệu quả nếu vẫn phụ thuộc quá nhiều vào bảng tính và tổng hợp thủ công.

Quản trị dữ liệu bất động sản không đơn giản là đưa Excel lên phần mềm

Một sai lầm phổ biến là nghĩ rằng chỉ cần chuyển dữ liệu từ Excel sang một phần mềm thì bài toán quản trị dữ liệu đã được giải quyết. Thực tế không phải vậy.

Nếu các phòng ban vẫn làm việc trên những nguồn dữ liệu riêng biệt, quy trình chưa được chuẩn hóa và thông tin giữa các nghiệp vụ chưa được liên kết, doanh nghiệp chỉ đang thay đổi công cụ lưu trữ chứ chưa thay đổi cách quản trị.

Một hệ thống quản trị dữ liệu hiệu quả cần tạo ra một nguồn dữ liệu thống nhất, kết nối được các hoạt động quan trọng trong quá trình kinh doanh. Từ dự án → sản phẩm → khách hàng → Sales → booking → giao dịch → hợp đồng → thanh toán → công nợ → báo cáo.

Khi các dữ liệu có mối liên hệ, CEO không chỉ nhìn thấy một con số mà còn có thể truy ngược để hiểu nguyên nhân phía sau.

Chẳng hạn, khi doanh số một dự án giảm, nhà quản lý có thể xem tiếp lượng khách tiềm năng, tỷ lệ chuyển đổi, hiệu suất Sales, tình trạng sản phẩm và hiệu quả từng kênh phân phối. Từ đó, quyết định quản trị được đưa ra dựa trên dữ liệu thay vì cảm nhận.

Phần mềm quản lý bất động sản Landsoft giúp CEO kiểm soát tình hình kinh doanh bất động sản như thế nào?

Đối với doanh nghiệp bất động sản có quy mô lớn hoặc triển khai nhiều dự án, việc tập trung dữ liệu kinh doanh trên một nền tảng thống nhất có thể giúp giảm đáng kể sự phân mảnh trong quản lý.

Phần mềm quản lý bất động sản Landsoft được phát triển theo hướng hỗ trợ doanh nghiệp quản lý xuyên suốt các hoạt động kinh doanh bất động sản, từ dự án, sản phẩm, khách hàng đến giao dịch, hợp đồng, thanh toán và báo cáo.

Thay vì để dữ liệu nằm rải rác ở nhiều file và hệ thống, Landsoft giúp doanh nghiệp xây dựng một nền tảng quản lý tập trung hơn. Dữ liệu từ các nghiệp vụ có thể được kết nối để phục vụ hoạt động điều hành và khai thác báo cáo.

Tập trung dữ liệu dự án và sản phẩm

Phần mềm quản lý bất động sản Landsoft hỗ trợ quản lý thông tin dự án, sản phẩm và bảng hàng, giúp doanh nghiệp có cơ sở theo dõi tình trạng kinh doanh của từng dự án và từng nhóm sản phẩm. Điều này đặc biệt có ý nghĩa với doanh nghiệp cùng lúc quản lý nhiều dự án hoặc có quy mô giỏ hàng lớn.

Xem thêm: Vì sao nhiều Chủ đầu tư vẫn thất thoát khi quản lý dữ liệu khách hàng bất động sản dù đã dùng CRM?

Kết nối dữ liệu khách hàng và Sales

Thông tin khách hàng và hoạt động kinh doanh của Sales được quản lý trong cùng hệ thống giúp nhà quản lý có cơ sở đánh giá hành trình khách hàng, kết quả bán hàng và hiệu suất đội ngũ. Thay vì chỉ biết một Sales đạt bao nhiêu doanh số, nhà quản lý có thể nhìn rộng hơn vào dữ liệu phía sau kết quả đó.

Theo dõi booking, giao dịch và hợp đồng

Từ booking đến giao dịch và hợp đồng, các trạng thái kinh doanh được quản lý có hệ thống hơn, giúp hạn chế tình trạng thông tin bị phân tán hoặc khó truy xuất khi cần đối chiếu. Đây là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp kiểm soát quá trình bán hàng và hạn chế phụ thuộc vào việc tổng hợp thủ công.

Quản lý thanh toán, công nợ và báo cáo

Khi dữ liệu giao dịch được kết nối với thông tin hợp đồng, thanh toán và công nợ, CEO có thể có cái nhìn đầy đủ hơn về kết quả kinh doanh thay vì chỉ nhìn vào doanh số. Các báo cáo quản trị từ nhiều nhóm dữ liệu cũng giúp nhà quản lý có thêm cơ sở để đánh giá tình hình và đưa ra quyết định.

Từ “có dữ liệu” đến “quản trị được dữ liệu”

Một CEO không cần trực tiếp theo dõi từng booking hay từng cuộc gọi của Sales. Nhưng CEO cần biết doanh nghiệp đang ở đâu, vấn đề nằm ở đâu và điều gì cần được ưu tiên.

Dự án nào đang tăng trưởng?

Sản phẩm nào đang có tốc độ tiêu thụ tốt?

Nguồn khách nào đang tạo ra giao dịch?

Đội ngũ nào đang hoạt động hiệu quả?

Booking nào có khả năng chuyển đổi?

Công nợ nào cần được quan tâm?

Dòng tiền trong thời gian tới có gì cần lưu ý?

Khi những câu hỏi này vẫn cần được trả lời bằng cách yêu cầu nhiều phòng ban gửi file, tổng hợp Excel và đối chiếu thủ công, doanh nghiệp có thể đang sở hữu rất nhiều dữ liệu nhưng chưa thực sự khai thác được giá trị của dữ liệu.

Quản trị dữ liệu bất động sản vì thế không nên được xem là một bài toán thuần túy về công nghệ. Đó là nền tảng để doanh nghiệp chuyển từ quản lý theo báo cáo sang quản trị dựa trên dữ liệu.

Landsoft – Nền tảng hỗ trợ doanh nghiệp quản trị dữ liệu bất động sản

Khi quy mô kinh doanh tăng lên, số lượng dự án, sản phẩm, khách hàng, Sales và giao dịch cũng tăng theo. Cách quản lý từng phù hợp ở quy mô nhỏ có thể trở thành điểm nghẽn khi doanh nghiệp mở rộng.

Nếu CEO đang mất nhiều thời gian để chờ báo cáo, thường xuyên phải đối chiếu dữ liệu giữa các phòng ban hoặc chưa có một bức tranh đủ rõ về tình hình dự án, khách hàng, Sales, giao dịch và công nợ, đây có thể là thời điểm doanh nghiệp cần đánh giá lại cách quản trị dữ liệu bất động sản của mình.

Với phần mềm quản lý bất động sản Landsoft, doanh nghiệp có thể hướng tới một nền tảng quản lý tập trung, kết nối các nghiệp vụ kinh doanh và khai thác dữ liệu phục vụ quản trị. Hệ thống cũng có thể được điều chỉnh theo quy trình thực tế và kết nối với các giải pháp công nghệ khác khi nhu cầu vận hành ngày càng mở rộng.

Dữ liệu chỉ thực sự có giá trị khi CEO nhìn thấy đúng điều đang diễn ra phía sau những con số. Và khi dữ liệu được kết nối, chuẩn hóa và khai thác đúng cách, doanh nghiệp không còn phải “đoán” tình hình kinh doanh qua những báo cáo rời rạc mà có thêm một nền tảng rõ ràng hơn để kiểm soát, điều hành và ra quyết định.

Doanh nghiệp của bạn đang quản trị bằng dữ liệu hay vẫn đang mất thời gian để đi tìm dữ liệu? Hãy đăng ký tư vấn/demo Landsoft để xem cách nền tảng có thể được thiết kế theo quy trình quản lý thực tế của doanh nghiệp.