Những lưu ý giúp chuỗi cửa hàng bán lẻ quản lý tồn kho nhanh chóng – chính xác

Đối với mỗi chuỗi cửa hàng kinh doanh bán lẻ thì việc quản lý tồn kho sao cho chính xác luôn là bài toán nan giải khiến nhiều chủ doanh nghiệp đau đầu. Đặc biệt làm thế nào để quản lý tồn kho hiệu quả và tiết kiệm thời gian cũng không hề dễ.

Đọc thêm:

Những khó khăn và hậu quả khi kinh doanh trên nhiều sàn thương mại điện tử doanh nghiệp cần chú ý

Tuyệt chiêu giúp chuỗi cửa hàng của bạn quản lý bán hàng thành công trên sàn thương mại điện tử

4 Cách giúp chủ doanh nghiệp quản lý chuỗi cửa hàng đơn giản và hiệu quả

Giờ đây trước sự phát triển mạnh mẽ của các nền tảng công nghệ hiện đại, các chuỗi cửa hàng kinh doanh cũng có thể quản lý tồn kho đơn giản hơn bằng việc ứng dụng các phần mềm quản lý. Trong đó phần mềm quản lý kinh doanh BMS Plus được xem là giải pháp quản lý tồn kho ưu việt, hiệu quả cho các chuỗi cửa hàng kinh doanh tính tới thời điểm hiện tại.

Dưới đây là những chú ý để quản lý tồn kho hiệu quả mà các chuỗi cửa hàng cần lưu ý.

Phải có giải pháp quản lý xuất – nhập – tồn kho chính xác

Các chuỗi cửa hàng kinh doanh nếu muốn quản lý tồn kho chính xác cần chú ý nhiều hơn tới các quy trinh xuất hàng, nhập hàng và tồn kho sản phẩm trong kho hàng.

Trong đó quá trình xuất nhập hàng hóa là khâu vô cùng quan trọng trong quá trình quản lý tồn kho, bởi mỗi khi kho hàng có sản phẩm nhập hàng hay xất hàng thì đều sẽ làm thay đổi số lượng sản phẩm còn tồn trong kho ngay lập tức. Điều này khiến các chuỗi cửa hàng nếu không có phương án quản lý khâu xuất nhập hàng tốt có thể dẫn tới tình trạng sản phẩm trong kho so với số liệu quản lý trên tài liệu có sự chênh lệch sau mỗi lần kiểm kho, dẫn tới ảnh hưởng xấu tới hoạt động kinh doanh của chuỗi cửa hàng.

Điều này buộc chủ doanh nghiệp cần phải đặc biệt lưu ý nhiều hơn tới các khâu xuất nhập và tồn kho, qua đó đảm bảo toàn bộ số liệu nhập hàng hay xuất hàng trong kho luôn chính xác, từ đó giúp quá trình kiểm kho cũng nhẹ nhàng và đơn giản hơn.

Đối với các chuỗi cửa hàng kinh doanh mỗi khi nhập hàng hoặc xuất hàng thì đều cần người quản lý kho kiểm đếm số lượng tồn kho thật chính xác, sau đó cập nhật số liệu ngay lập tức để quản lý chặt số lượng hàng hóa tồn kho còn lại. Ngoài ra số lượng hàng hóa xuất nhập trong kho cũng phải ghi chép lại chính xác nhằm có giải pháp đối chiếu khi cần.

Tương tự như vậy, các chuỗi cửa hàng nếu có nhiều chi nhánh thì quá trình luân chuyển kho này sang kho khác cũng cần ghi lại toàn bộ số liệu đầy đủ, điều này sẽ hạn chế tối đa tình trạng thất thoát sản phẩm trong kho mà không rõ nguyên nhân.

Có giải pháp quản lý bán hàng chặt chẽ hơn

Cũng giống như quá trình quản lý xuất – nhập – tồn kho, các chuỗi cửa hàng bán lẻ mỗi ngày thường bán ra hàng chục tới hàng trăm sản phẩm khác nhau, vì vậy quá trình lưu trữ lại từng đơn hàng là hết sức cần thiết.

Mặc dù tại các chuỗi cửa hàng bán lẻ, mỗi một đơn hàng đều không quá lớn, nhưng số lượng đơn hàng mỗi ngày lại rất nhiều, vì vậy nếu không lưu trữ lại từng đơn hàng thì dễ dẫn tới việc chênh lệnh giữa số lượng tồn kho thực tế với số lượng tồn kho được báo cáo thống kê, gây ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động kinh doanh tại cửa hàng.

Điều này cho thấy,chủ doanh nghiệp khi kinh doanh chuỗi cửa hàng bán lẻ luôn cần phải ghi chép lại đầy đủ toàn bộ giao dịch bán hàng, hóa đơn bán hàng cùng số lượng sản phẩm bán ra chi tiết, đồng thời phải nhắc nhở nhân viên cần thực hiện đầy đủ các bước lưu trữ đơn hàng nhằm cam kết số liệu tồn kho luôn chính xác.

Tất nhiên việc này đòi hỏi mất rất nhiều thời gian của đội ngũ nhân viên, nhất là với những chuỗi cửa hàng còn quản lý bằng sổ sách hay Excel, đôi khi còn khiến khách hàng phải đợi lâu, vì vậy việc ứng dụng phần mềm vào quản lý vẫn vô cùng cần thiết.

Chuỗi cửa hàng cần báo cáo thống kê mỗi ngày

Các chuỗi cửa hàng kinh doanh muốn đảm bảo quản lý tồn kho chính xác cần chú trọng nhiều hơn tới khâu báo cáo thống kê, bởi chỉ có hệ thống báo cáo thống kê chặt chẽ thì việc quản lý và kiểm kê tồn kho mới dễ dàng và nhanh chóng hơn.

Muốn làm được điều này, chuỗi cửa hàng của bạn sau mỗi lần xuất hoặc nhập hàng hóa, bán hàng mỗi ngày đều phải lưu trữ hóa đơn và số liệu chặt chẽ, ghi chép đầy đủ số lượng hàng hóa xuất nhập trong kho mỗi ngày. Những báo cáo này đều phải được cập nhật hàng ngày để chủ cửa hàng nắm bắt sát sao được tình hình kinh doanh, qua đó đưa ra được con số tồn kho chính xác hơn.

Việc chú trọng vào khâu báo cáo thống kê mỗi ngày cũng đảm bảo số lượng sản phẩm tồn kho tại từng chi nhánh cửa hàng luôn chính xác, số liệu cũng không bị nhầm lẫn. Điều này sẽ giúp chuỗi cửa hàng của bạn kiểm kho nhanh chóng và ít xảy ra chênh lệch.

Mặc dù số liệu báo cáo thống kê mỗi ngày thường phải tiêu tốn vài giờ, nhất là việc tính toán số liệu thủ công cũng dễ bị nhầm lẫn và gây mệt mỏi. Nhưng điều này sẽ được xử lý dễ dàng hơn nếu chuỗi cửa hàng quản lý bằng phần mềm công nghệ.

Quản lý tồn kho dễ dàng hơn bằng phần mềm quản lý kinh doanh tổng thể BMS Plus

Các chuỗi cửa hàng nếu quản lý tồn kho bằng các công cụ truyền thống như sổ sách, Excel hoặc thậm chí dùng các phần mềm miễn phí, phần mềm quản lý riêng lẻ thường không mang lại được hiệu quả như mong muốn, vừa tiêu tốn nhiều thời gian lại vừa dễ dàng nhầm lẫn và thất thoát dữ liệu.

Bởi vậy các giải pháp quản lý kinh doanh tổng thể tích hợp công cụ quản lý tồn kho như BMS Plus là giải pháp quản lý tồn kho hoàn hảo và ưu việt cho các chuỗi cửa hàng. Đây cũng là công cụ giúp chủ doanh nghiệp quan lý hàng trăm nghìn cửa hàng một cách tiện lợi, đơn giản và hiệu quả hơn.

BMS giúp chủ doanh nghiệp quản lý bán hàng tiện lợi và đơn giản hơn

Sử dụng phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng BMS Plus giúp các chủ doanh nghiệp quản lý mọi khâu bán hàng tiện lợi hơn, trong đó bao gồm các khâu:

+ Quản lý thu chi

Tính năng này giúp người dùng quản lý mọi giao dịch bán hàng và lưu trữ trên phần mềm chi tiết, nhanh chóng hơn. Điều này giúp cửa hàng mỗi một lần bán hàng, nhân viên chỉ cần nhập số lượng sản phẩm bán ra thì hệ thống sẽ tự động cập nhật số lượng tồn kho chính xác.

+ Quản lý xuất – nhập – tồn kho

Tính năng quản lý này trong phần mềm BMS Plus giúp người dùng kiểm soát chính xác sản phẩm trong kho tự động mỗi khi có hoạt động xuất kho, nhập kho hay luân chuyển hàng hóa giữa các kho. Phần mềm BMS Plus cũng tự động tính toán và cập nhật tồn kho mới, từ đó giúp người dùng tiết kiệm tối đa thời gian quản lý cho chủ doanh nghiệp mà vẫn đảm bảo số liệu chính xác và chi tiết.

+ Quản lý nhân viên

Phần mềm BMS Plus cũng giúp các chuỗi cửa hàng quản lý nhân viên hiệu quả, trong đó mọi thao tác của nhân viên trên phần mềm đều được lưu trữ lại chính xác, từ đó hạn chế tối đa tình trạng gian lận của nhân viên.

Đồng thời chủ doanh nghiệp còn có thể phân quyền cho nhân viên trên phần mềm theo từng vị trí và chức năng công việc, hỗ trợ nhân viên làm việc tốt nhất trong quyền hạn nhiệm vụ của mình.

+ Hệ thống báo cáo tự động

Ưu điểm lớn nhất của phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng BMS Plus chính là có hệ thống báo cáo thống kê tự động, điều này giúp chủ doanh nghiệp không cần phải tính toán hoặc ghi chép bất cứ số liệu nào, chỉ cần dành mấy phút vào phần mềm là có thể xem báo cáo kinh doanh, số lượng cùng giá trị tồn kho chi tiết tại từng thời điểm bất kỳ. Mọi số liệu này đều được phần mềm tự động tính toán và cập nhật hàng ngày, chủ doanh nghiệp cũng có thể theo dõi báo cáo theo tuần, tháng, năm nhanh chóng hơn.

Quản lý kiểm kho nhanh chóng và chính xác bằng phần mềm BMS Plus

Sử dụng phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng BMS Plus cũng là giải pháp tối ưu nhất thời 4.0 giúp các chuỗi cửa hàng bán lẻ có thể quản lý kiểm kho nhanh chóng và chính xác nhất. Đây cũng là một tính năng nổi bật của phần mềm bên cạnh vô vàn các tính năng ưu việt khác.

Phần mềm BMS Plus thường được đội ngũ kỹ thuật DIP Holding thiết kế dành riêng cho từng cửa hàng tùy thuộc theo quy mô, quy trình hoạt động cũng như đặc thù kinh doanh của cửa hàng. Điều này giúp chủ doanh nghiệp quản lý và kiểm kê hàng hóa đơn giản, nhanh chóng gấp nhiều lần trước đây.

Điều quan trọng là phần mềm có thể tự động cập nhật tồn kho hoàn toàn chính xác mà không cần nhân viên phải tính toán cộng trừ phức tạp. Khi sử dụng phần mềm, bạn chỉ cần một giao dịch bán – xuất – nhập hàng thì BMS Plus sẽ tự động cập nhật tồn kho hoàn toàn chính xác trong tích tắc.

Ngoài ra, phần mềm còn tích hợp với các phần cứng như phần mềm check mã vạch, giúp người dùng có thể kiểm kho đơn giản thông qua hệ thống hoặc App trên điện thoại di động.

Tính năng quản lý mã vạch trên phần mềm cũng giúp người dùng quản lý sản phẩm chặt chẽ hơn nhờ các mã vạch riêng biệt trên từng sản phẩm. Điều này giúp chủ doanh nghiệp chỉ cần dùng một chiếc Smartphone cũng có thể kiểm kho nhanh chóng bằng tính năng quét mã vạch. Tương tự như vậy, khi cần tư vấn cho khách bạn cũng có thể tra cứu số lượng tồn kho của sản phẩm tức thời bằng điện thoại hoặc máy tính.

Ngoài ra, phần mềm còn tích hợp các tính năng quản lý hàng hóa theo lô – hạn sử dụng, qua đó hệ thống sẽ tự động đưa ra cảnh báo những sản phẩm gần hết hạn dùng, sản phẩm sắp quá date để nhân viên có chiến lược bán hàng trước, giúp người dùng hạn chế tối đa thất thoát hàng hóa do hư hỏng tại cửa hàng.

Phần mềm BMS Plus còn tự động cảnh báo hàng hóa vượt định mức tồn hoặc sắp hết hàng, giúp chủ doanh nghiệp dựa vào đó đưa ra kế hoạch xuất, nhập hàng hợp lý.

Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn có được cách quản lý kho hàng hóa hiệu quả và thuận tiện.