DIP Vietnam - Hơn 15 năm kinh nghiệm xây dựng và phát triển các giải pháp phần mềm quản lý thông minh, chính xác, tối ưu nhất và chi phí đầu tư hợp lý theo đặc thù sản xuất kinh doanh và quy mô của từng doanh nghiệp để luôn là "điểm dừng của sự lựa chọn" từ phía Quý khách hàng.

4 Cách giúp chủ doanh nghiệp quản lý chuỗi cửa hàng đơn giản và hiệu quả

25/08/2020 04:28:48 C

Chia sẻ thông qua:

Chủ doanh nghiệp nếu muốn quản lý chuỗi cửa hàng hiệu quả cần phải có giải pháp quản lý thông minh, trong đó các nền tảng công nghệ số như phần mềm là phương án quản lý tối ưu được ứng dụng nhiều nhất ở thời điểm hiện tại.

 

Đọc thêm:

Tuyệt chiêu giúp chuỗi cửa hàng của bạn quản lý bán hàng thành công trên sàn thương mại điện tử

Một phần mềm quản lý kinh doanh chất lượng cần đáp ứng những yêu cầu nào?

4 Cách đơn giản để bạn nâng cao hiệu suất làm việc cho nhân viên tại doanh nghiệp

 

Điều quan trọng là khi ứng dụng công nghệ vào quản lý chuỗi cửa hàng còn là phương án giúp chủ doanh nghiệp quản lý chặt chẽ, giảm thất thoát doanh thu, nắm bắt được các số liệu và giao dịch tại cửa hàng nhanh chóng – chính xác hơn, từ đó đưa ra được những bước điều chỉnh hoạt động kinh doanh phù hợp.

Dưới đây là những cách giúp chủ doanh nghiệp quản lý chuỗi cửa hàng hiệu quả mà chúng ta có thể tham khảo.

1. Phương pháp quản lý chuỗi cửa hàng truyền thống – Quản lý bằng sổ sách

Dùng sổ sách để quản lý là phương án quản lý thường thấy tại các cửa hàng kinh doanh nhỏ với quy mô không lớn, đây là phương pháp quản lý chủ đạo bằng cách ghi chép và tính toán trên giấy.

Nhưng nếu dùng sổ sách để quản lý kinh doanh cửa hàng thường có những chú ý mà chúng ta cần lưu tâm nhằm giảm thiểu sai sót và thất thoát ngoài ý muốn.

+ Ưu nhược điểm khi dùng sổ sách để quản lý kinh doanh

Sử dụng sổ sách để quản lý kinh doanh mặc dù là phương án không tốn nhiều chi phí, tương đối tiện lợi và linh hoạt, có thể thêm bớt nội dung theo yêu cầu cá nhân cũng như giúp người ghi chép nắm chắc kỹ hơn những số lượng sản phẩm được ghi trong sổ.

Tuy nhiên phương pháp này lại có những nhược điểm rõ rệt như khó tra cứu thông tin, hạn chế lưu chữ và bị ngắt quãng khi thay sổ, lượng thông tin lưu trữ bị hạn chế và tính bảo mật không cao. Chưa kể khi dùng sổ sách ghi chép sẽ mất nhiều công sức và thời gian trong ghi nhớ số liệu, lập báo cáo cũng như khó theo dõi thông tin, không có sự đồng bộ và linh hoạt trong quản lý.

4 Cách giúp chủ doanh nghiệp quản lý chuỗi cửa hàng đơn giản và hiệu quả

+ Những điều cần chuẩn bị khi quản lý cửa hàng bằng sổ sách

Nếu dùng sổ sách để quản lý kinh doanh cửa hàng, bạn chỉ cần chuẩn bị giấy bút là được. Nhưng ngoài ra bạn cũng còn cần có kiến thức về sản phẩm mà mình kinh doanh, kiến thức tổng hợp về quản lý sản phẩm, quản lý tồn kho cũng như biết cách tổng hợp doanh thu và tính toán hiệu quả kinh doanh cũng như công nợ và các khoản thu chi khác.

+ Những cửa hàng nào thích hợp quản lý bằng sổ sách

Sử dụng sổ sách để quản lý kinh doanh thường chỉ thích hợp với những cửa hàng nhỏ lẻ, hộ kinh doanh gia đình hay quán nước, quán ăn siêu nhỏ. Những cửa hàng với quy mô nhỏ không cần quản lý tới từng giao dịch và tính tổng hợp không cao mới thích hợp ứng dụng phương pháp quản lý này.

Ngược lại, các cửa hàng kinh doanh lớn, khách hàng đông đảo hay sản phẩm phong phú thường không phù hợp với cách thức quản lý này.

2. Dùng phần mềm Excel miễn phí để quản lý chuỗi cửa hàng

So với việc quản lý bằng sổ sách thì phần mềm Excel được xem là công cụ quản lý kinh doanh miễn phí được nhiều chủ cửa hàng nhỏ ưu ái, phần mềm cũng rất hữu dụng trong việc quản lý cửa hàng nhờ có những ô, cột công thức được thể hiện thông minh, đáp ứng nhiều nhu cầu quản lý của chủ cửa hàng.

4 Cách giúp chủ doanh nghiệp quản lý chuỗi cửa hàng đơn giản và hiệu quả

Đặc biệt, giao diện Excel cũng đơn giản và dễ nắm bắt, có thể quản lý trên nhiều thiết bị với hệ thống bảng biểu. Nhưng đây cũng là công cụ cần xem xét bởi không phải cửa hàng nào cũng có thể ứng dụng.

+ Ưu nhược điểm khi quản lý chuỗi cửa hàng bằng Excel

Sử dụng Excel để quản lý chuỗi cửa hàng có ưu điểm nổi bật là dễ dàng tạo mới và thêm mới các file quản lý theo nhu cầu sử dụng của khách hàng, bởi Excel không phụ thuộc vào bất cứ nhà phát triển nào, cũng không cần bỏ ra chi phí sử dụng, có hệ thống công thức và cách khai báo dữ liệu đầy đủ, phục vụ được gần như toàn bộ nhu cầu quản lý cửa hàng hiện nay.

Tuy nhiên, công cụ này cũng có nhiều nhược điểm rõ ràng, đòi hỏi người dùng phải có kiến thức Excel tổng hợp mới có thể sử dụng và áp dụng sao cho phù hợp với cửa hàng của mình.

Ngoài ra, trên Excel không có chức năng phân quyền rõ ràng, dẫn tới việc người chủ doanh nghiệp nếu không thể tự mình kiểm soát hết file thì phải phân quyền cho người khác và dễ bị sửa, xóa không đúng chỗ dẫn tới không thể khôi phục được dữ liệu.

Bởi Excel có tính bảo mật rất kém, độ bảo mật thông tin không cao và không có tính liên kết với bên đối tác thứ 3 để xử lý các giao dịch tức thời, không in được các loại hóa đơn, dữ liệu dễ dàng bị mất nên đây cũng không phải công cụ hoàn hảo dùng để quản lý kinh doanh.

+ Cần chuẩn bị gì khi quản lý chuỗi cửa hàng bằng Excel?

Khi dùng Excel để quản lý chuỗi cửa hàng, chủ doanh nghiệp cần dùng các file mẫu chuyên dùng cho các mục đích quản lý khác nhau của mình, như file quản lý khách hàng, file quản lý hàng hóa, kho hay file quản lý bán hàng....

Ngoài ra, người dùng cần phải có kiến thức sử dụng Excel từ cơ bản tới nâng cao để lập báo cáo và phân tích dữ liệu kinh doanh, biết cách sắp xếp và lưu trữ, phân loại các file theo hệ thống quản lý nhất định, từ bán hàng cho tới nhân viên, khách hàng, sản phẩm...

4 Cách giúp chủ doanh nghiệp quản lý chuỗi cửa hàng đơn giản và hiệu quả

+ Những cửa hàng nào thích hợp quản lý bằng Excel

Mặc dù Excel là công cụ quản lý kinh doanh đáp ứng được nhiều nhu cầu của người dùng, nhưng đây lại là công cụ có tính linh hoạt không cao, khả năng áp dụng hạn chế.

Vì vậy các cửa hàng dùng được công cụ này thường là có quy mô nhỏ, lượng khách không nhiều, các quán ăn truyền thống không cần in hóa đơn hay các xưởng sản xuất có quy mô vừa và nhỏ không phát sinh quá nhiều giao dịch mỗi ngày.

Excel không thích hợp với những cửa hàng có quy mô lớn với nhiều chi nhánh, sẽ gây kho khăn trong việc thu thập dữ liệu và tính bảo mật không được đảm bảo.

3. Quản lý chuỗi cửa hàng bằng các phần mềm offline miễn phí và trả phí

Các phần mềm offline miễn phí hay trả phí hiện nay cũng là công cụ hỗ trợ quản lý kinh doanh tiện ích cho các chuỗi cửa hàng, những tiện ích trong phần mềm hỗ trợ đa dạng đầy đủ từ quản lý bán hàng, quản lý nhập hàng, quản lý khách hàng, quản lý nhân viên... Nhưng cũng có những vấn đề không thể bỏ qua khi sử dụng.

+ Ưu nhược điểm của các phần mềm quản lý offline

Những phần mềm quản lý offline khi sử dụng có ưu điểm nổi bật là không phụ thuộc vào internet và tốc độ mạng, có thể hỗ trợ được nhiều chức năng cũng như công việc trong hoạt động kinh doanh, số liệu được cập nhật thường xuyên và chính xác, khi sử dụng  chỉ cần trả phí 1 lần duy nhất hoặc miễn phí.

Tuy nhiên, phần mềm offline cũng có những nhược điểm rất dễ thấy chính là không phù hợp với những hệ thống lớn có nhiều chi nhánh, cần có internet để đồng bộ dữ liệu.

Ngoài ra, các phần mềm offline thường chỉ phát huy được ưu điểm trong thời điểm nhất định, sử dụng mạng nội bộ nên tiềm ẩn rất nhiều rủi ro bất ngờ. Chế độ an toàn dữ liệu cũng dễ trục trặc khi hệ điều hành có sự cố, chưa kể việc nâng cấp phần mềm cũng khó khăn.

Đây cũng là lý do các phần mềm offline hiện nay đang ngày càng không phù hợp ứng dụng tại các chuỗi cửa hàng, ngược lại chỉ phù hợp với những cửa hàng quy mô nhỏ, cửa hàng gia đình không có chi nhánh hoặc không có quá nhiều khách hàng.

4. Quản lý chuỗi cửa hàng bằng các phần mềm Online

So với các phần mềm offline thì những phần mềm quản lý online được xem là giải pháp quản lý chuỗi cửa hàng nhanh chóng và hiệu quả hiện nay. Đây cũng là giải pháp xuất hiện để giải quyết mọi điểm bất cập của những hình thức quản lý cũ.

4 Cách giúp chủ doanh nghiệp quản lý chuỗi cửa hàng đơn giản và hiệu quả

Việc dùng phần mềm online để quản lý chuỗi cửa hàng giúp chủ doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, giảm thiểu tối đa sai sót và thất thoát tại cửa hàng.

Đặc biệt, các phần mềm Online hiện nay như phần mềm quản lý kinh doanh tổng thể BMS Plus đều được thiết kế giao diện đơn giản, dễ sử dụng và thích hợp cho mọi đối tượng người dùng.

+ Ưu nhược điểm khi quản lý cửa hàng bằng phần mềm online

Dùng phần mềm online để quản lý chuỗi cửa hàng có ưu điểm nổi bật nhất chính là khắc phục được mọi khuyết điểm của các cách quản lý trên, chưa kể loại hình quản lý này còn có thể hoàn thiện ngày càng tốt hơn, từ đó đáp ứng được tối đa các nhu cầu của khách hàng.

Các nền tảng phần mềm online như BMS Plus còn là công cụ đắc lực giúp chủ doanh nghiệp quản lý được mọi hoạt động của cửa hàng, nắm bắt được từng giao dịch cũng như từng hành động tại cửa hàng đều được ghi lại trên hệ thống, giúp việc quản lý chính xác hơn và giảm thất thoát.

Đây cũng là công cụ quản lý kho hiệu quả giúp người quản lý theo dõi được  tình hình hàng hóa hiện có trong cửa hàng theo số lượng, chất lượng, giá cả, vị trí và cảnh báo khi mức tồn kho tới giới hạn cho phép.

Ngoài ra, các phần mềm online còn tích hợp các tính năng quản lý nhân viên, chấm công, hoa hồng, lương thưởng với hệ thống bảng biểu báo cáo minh bạch và khoa học.

Mọi hoạt động tại cửa hàng đều được đồng bộ trên phần mềm, đặc biệt phù hợp với các chuỗi cửa hàng có nhiều chi nhánh.

Điều quan trọng là khi dùng phần mềm online để quản lý, phần mềm còn có chức năng phân quyền nhân viên giúp chủ doanh nghiệp phân quyền nhân sự theo vị trí và phòng ban, bản thân vẫn giữ được quyền kiểm soát mọi hoạt động đơn giản hơn.

Phần mềm có thể liên kết với các trang thương mại điện tử, đối tác vận chuyển và  giao hàng, web bán hàng để bạn có thể quản lý tập trung trên 1 nền tảng duy nhất.

Những phần mềm quản lý online như BMS Plus chính là giải pháp quản lý hiệu quả và linh hoạt trên các thiết bị điện thoại, laptop, máy tính bảng, đảm bảo mọi hoạt động bán hàng được tùy chỉnh sao cho phù hợp với từng ngành hàng với những đặc trưng khác nhau giúp tối ưu hóa việc quản lý các giao dịch phát sinh.

Nhược điểm duy nhất của phần mềm online là tiêu tốn chi phí hơn so với các giải pháp truyền thống, cần có sự kết nối với internet.

+ Doanh nghiệp nào nên dùng phần mềm quản lý bán hàng online

Với tính ứng dụng cao cùng giao diện dễ sử dụng bạn, các phần mềm quản lý bán hàng hiện nay thích hợp với hầu hết các ngành hàng và mọi đối tượng sử dụng. Không chỉ dễ dàng trong việc quản lý mà nó cũng thể hiện sự chuyên nghiệp hơn cho cửa hàng của bạn.