Chi phí dành cho bảo trì và nâng cấp hệ thống ERP

Để đảm bảo khai thác hiệu quả và vận hành hệ thống ERP một cách trơn tru thì doanh nghiệp cần phải đầu tư chi phí cho bảo trì và nâng cấp hệ thống.
Sau khoảng thời gian triển khai và bảo hành hệ thống thì doanh nghiệp cần phải cân nhắc tới việc hỗ trợ và nâng cấp hệ thống. Doanh nghiệp thương hay ngộ nhận việc hỗ trợ của nhà cung cấp giải pháp ERP là bao gồm cả việc đảm bảo cho hệ thống này vận hành một các trơn tru và an toàn. Nhưng thực tế việc bảo trì và nâng cấp hệ thống là hai mục khác nhau cần có sự tách biệt rõ ràng. Với chi phí bảo trì chỉ được dành cho việc bảo trì hệ thống, sửa lỗi phát sinh khi sử dụng phần mềm, còn việc nâng cấp sẽ gắn với các yêu cầu mới phát sinh từ doanh nghiệp và nhu cầu nâng cấp phiên bản mới.

Chi phí bảo trì
Là khoản chi phí bao gồm tất cả các khoản chi phí gắn với sửa lỗi phát sinh phần mềm ERP. Đối với các doanh nghiệp sử dụng phần mềm ERP của nước ngoài phát triển nhưng do một đơn vị khác triển khai thì phần chi phí bảo trì được tách ra làm hai phần bao gồm: chi phí cho bảo trì sản phẩm và cho phí cho bảo trì dịch vụ triển khai. Tất nhiên lỗi phát sinh xảy ra thuộc bên nào (bên triển khai hay bên doanh nghiệp xây dựng) thì bên đó sẽ khắc phục.
Tùy theo chính sách của nhà cung cấp mà việc tính lỗi sẽ được tính chi phí hay không? Một số doanh nghiệp nước ngoài thường tính phí sửa lỗi tùy một số lỗi nghiêm trọng mà doanh nghiệp sẽ đưa ra bản sửa lỗi miễn phí.
Chi phí nâng cấp
Cũng giống như bảo trì việc nâng cấp cũng được tách làm hai phần riêng biệt gồm: phần nâng cấp phần mềm và phần phát sinh mới trong quá trình triển khai. Phần nâng cấp phần mềm bao gồm cả phần triển khai tại các phòng ban hoặc thêm một quy trình mới. Vấn đề này hay xảy ra khi doanh nghiệp thiết kế ERP và nhà triển khai ERP là hai đơn vị hoàn toàn độc lập với nhau. Vì vậy doanh nghiệp khi đưa ra yêu cầu mới cần phải xác định rã nó thuộc đối tượng xử lý nào.
Một số lưu ý
Trước tiên doanh nghiệp cần phải chú ý tới phần sửa lỗi không bao gồm lỗi phát sinh do việc người nhập liệu gây ra. Các giải pháp ERP đều có chức năng không duyệt của những cấp có thẩm quyền hoạc chức năng thực hiện đổi các bút toán đã được phê duyệt nếu làm sai. Người sử dụng nên dùng tính năng này thay thế cho việc thông báo lỗi và đưa ra các yêu cầu sửa lỗi ở trên.
Việc tìm ra nguyên nhân lỗi sẽ do đơn vị bên bảo hành thực hiện. Nếu lỗi phát sinh do phần mềm hệ điều hành, virus, cơ sở dữ liệu… thông thường thì bên đơn vị bảo hành hệ thống sẽ không chịu trách nhiệm. Tuy vậy doanh nghiệp sẽ ràng buộc với bên đơn vị bảo hành bằng cách yêu cầu phối hợp với đơn vị thứ ba để tiến hành giải quyết các lỗi trên.
Có hai hình thức hỗ trợ bao gồm: hỗ trợ từ xa và hỗ trợ tại chỗ. Phần lớn các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ đều cung cấp các dịch vụ hỗ trợ từ xa thông qua website hoặc điện thoại. Hình thức này rất phổ biến trên thế giới. Trường hợp các đơn vị không thể khắc phục được lỗi từ xa thì buộc phải lựa chọn khắc phục lỗi tại chỗ. Khi đó doanh nghiệp phải có các cuộc đàm phán về chi phí phát sinh đi kèm như chi phí ăn ở, đi lại…