5 Tips quan trọng giúp công ty quản lý toà nhà chọn dùng phần mềm phù hợp với nhu cầu

Hầu hết các công ty quản lý toà nhà hiện nay đều lựa chọn sử dụng phần mềm để quản lý vận hành dự án. Tuy nhiên không phải phần mềm nào cũng phù hợp với nhu cầu sử dụng và đặc thù dự án mà công ty quản lý toà nhà đang quản lý vận hành. Dưới đây là 5 mẹo quan trọng giúp công ty quản lý toà nhà có thể chọn được phần mềm phù hợp nhằm tối ưu hoá được quy trình quản lý vận hành, nâng cao hiệu quả dịch vụ vận hành cho dự án toà nhà của doanh nghiệp.

Có thể bạn muốn biết:

6 tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý chung cư 2024 phù hợp với dự án toà nhà của bạn

Quản lý thanh toán phí dịch vụ toà nhà trực tuyến hiệu quả trên ứng dụng di động App My Home Vime

Ứng dụng công nghệ số để quản lý nhân viên kỹ thuật toà nhà chặt chẽ, hiệu quả

Nên chọn phần mềm có thể tích hợp đa chức năng và quản lý vận hành toàn diện

Một trong những chú ý đầu tiên mà công ty quản lý toà nhà cần chú ý khi tìm chọn phần mềm quản lý vận hành phù hợp là hệ thống phần mềm phải tích hợp được đa chức năng, có thể quản lý vận hành toàn diện cho dự án toà nhà mà doanh nghiệp đang quản lý. Điều này có nghĩa, phần mềm cần phải tích hợp được nhiều tính năng nghiệp vụ khác nhau, từ quản lý tài sản, quản lý bảo trì cho tới quản lý cư dân, tài chính, hợp đồng thuê mặt bằng trong toà nhà.

Khi phần mềm càng được tích hợp nhiều chức năng sẽ càng giúp ban quản lý có thể kiểm soát và quản lý vận hành toà nhà toàn diện. Thông qua hệ thống phần mềm, ban quản lý có thể theo dõi cũng như quản lý tài sản toà nhà hiệu quả, hỗ trợ lập kế hoạch cũng như theo dõi những hoạt động bảo hành bảo trì trong toà nhà, đảm bảo toà nhà luôn hoạt động tốt nhất.

Quan trọng là phần mềm còn hỗ trợ rất lớn cho ban quản lý trong việc theo dõi tình hình tài chính thu chi trong toà nhà, lập báo cáo thống kê tài chính chi tiết cũng như quản lý ngân sách hiệu quả, theo dõi các hợp đồng thuê và hợp đồng dịch vụ trong toà nhà chặt chẽ.

Công ty quản lý toà nhà nên dùng phần mềm có khả năng linh hoạt và tuỳ biến tốt

Một trong những tips quan trọng công ty quản lý toà nhà cần chú ý khi chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu chính là chọn dùng phần mềm có tính linh hoạt và có khả năng tuỳ biến cao. Những giải pháp phần mềm quản lý toà nhà có khả năng tuỳ biến linh hoạt như Landsoft Building thường đảm bảo có thể đáp ứng đầy đủ được nhu cầu sử dụng cụ thể của các công ty quản lý toà nhà.

Những giải pháp phần mềm có khả năng tuỳ biến linh hoạt thường sẽ dễ dàng điều chỉnh cũng như tuỳ biến tính năng cùng nghiệp vụ sử dụng, đảm bảo có thể đáp ứng phù hợp với nhu cầu sử dụng riêng của mỗi dự án, toà nhà hay công ty quản lý vận hành. Đồng thời, những phần mềm tuỳ biến linh hoạt cũng sẽ có giao diện người dùng thân thiện, dễ sử dụng và cung cấp trải nghiệm sử dụng tốt cho người dùng, giảm thiểu thời gian đào tạo cho nhân sự và làm quen với hệ thống phần mềm.

Phần mềm phải có khả năng bảo mật thông tin cư dân và khách hàng tốt

Vấn đề bảo mật trong quản lý vận hành luôn vô cùng quan trọng, bởi vậy khi chọn phần mềm quản lý toà nhà phù hợp, công ty quản lý toà nhà nên tìm chọn phần mềm có khả năng bảo mật thông tin chặt chẽ. Một phần mềm có khả năng bảo mật tốt sẽ đảm bảo được toàn bộ thông tin dữ liệu như thông tin tài sản, tài chính toà nhà cư dân đều được đảm bảo an toàn, bảo mật. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp bảo vệ tốt dữ liệu vận hành và tránh rò rỉ, thất thoát thông tin.

Phần mềm phải được hỗ trợ kỹ thuật thường xuyên

Phần mềm quản lý vận hành toà nhà tốt sẽ cần phải đảm bảo luôn được hỗ trợ kỹ thuật cũng như cập nhật tính năng, phiên bản thường xuyên. Đây cũng là yêu cầu trọng điểm mà công ty quản lý toà nhà cần chú ý khi chọn dùng phần mềm phù hợp cho doanh nghiệp.

Những giải pháp phần mềm như phần mềm quản lý toà nhà Landsoft Building thường sẽ đi kèm với các dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật cho người dùng, tức là nhà cung cấp sẽ đảm bảo có đội ngũ kỹ thuật viên chuyên nghiệp hỗ trợ nhanh chóng cho người dùng trong những trường hợp cần thiết. Đồng thời, phần mềm cũng sẽ có chế độ thường xuyên cập nhật và nâng cấp nhằm cải thiện tính năng trên phần mềm, khắc phục các lỗi có thể phát sinh trong quá trình sử dụng.

Phần mềm cần phù hợp với quy mô và đặc thù từng dự án toà nhà

Nếu muốn chọn phần mềm quản lý vận hành phù hợp, công ty quản lý toà nhà nên chú trọng chọn dùng những phần mềm được thiết kế chuyên biệt nhằm đảm bảo phù hợp với quy mô cũng như đặc thù của từng dự án toà nhà. Chẳng hạn với công ty quản lý toà nhà đang phải quản lý vận hành nhiều dự án toà nhà cùng lúc, một phần mềm được thiết kế chuyên biệt sẽ giúp doanh nghiệp quản lý thống nhất và đồng bộ nhiều dự án cùng lúc, đảm bảo tính năng quản lý tập trung và toàn diện hơn.

Bên cạnh đó, phần mềm được thiết kế chuyên biệt cũng sẽ đáp ứng được các nhu cầu quản lý vận hành đặc thù riêng của từng dự án như toà nhà chung cư, toà nhà văn phòng, khu phức hợp, Co-working,… qua đó giúp công ty quản lý vận hành xây dựng được quy trình quản lý toà nhà toàn diện, bám sát nhu cầu cùng mục tiêu của doanh nghiệp.