Tư vấn độc lập trong việc sử dụng ERP có cần thiết?

Trong các dự án ERP, vai trò của nhà tư vấn độc lập luôn được coi là yếu tố quan trọng. Nhưng ngay cả đến thời điểm này những doanh nghiệp quan tâm đến vai trò của nhà tư vấn tới việc triển khai và ứng dụng ERP của mình đạt hiệu quả như mong muốn còn rất ít.

Vai trò “ chiếc cầu nối ”

Các nhà tư vấn độc lập được xem như “ chiếc cầu nối “ giữa đối tác triển khai giải pháp ERP và doanh nghiệp đầu tư ứng dụng để đưa dự án đi đến thành công. Cho đến nay, rất ít những doanh nghiệp Việt Nam chọn nhà tư vấn độc lập cho quá trình triển khai giải pháp ERP. Theo thống kê chưa đầy đủ cho thấy so với các doanh nghiệp nước ngoài thì doanh nghiệp Việt Nam có tỷ lệ sử dụng tư vấn độc lập là rất thấp. Theo các chuyên gia phân tích, trước năm 2008, khoảng 10% doanh nghiệp có sử dụng các dịch vụ tư vấn, chủ yếu là các tổ chức lớn và tập đoàn nước ngoài, còn các doanh nghiệp Việt Nam nhỏ, lẻ gần như không sử dụng. Con số này hiện đã tăng lên khoảng 30%, một dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp ngày càng nhận thức rõ hơn về vai trò quan trọng của nhà tư vấn cũng như tầm quan trọng của giải pháp ERP trong hoạt động tổng thể của mình.
Theo ông Bùi Triệu Anh Tuấn, Giám đốc Công ty Dịch vụ ERP-FPT chi nhánh TP.HCM, các dự án ERP trước đây do FPT triển khai đa số không có tư vấn độc lập giám sát. Sau giai đoạn khủng hoảng kinh tế, nhiều doanh nghiệp đã quyết định mạnh tay đầu tư bài bản hơn cho ERP, và cụ thể bằng việc mời nhà tư vấn độc lập giúp họ tái cấu trúc doanh nghiệp, kiểm tra lại và tối ưu hóa quy trình quản lý, qua đó đào tạo và nâng cao nhận thức cho từng nhân viên để đáp ứng các yêu cầu trong việc triển khai ERP. Nhà tư vấn còn giúp doanh nghiệp đặt ra “đầu bài” sát với nhu cầu quản lý để có thể lựa chọn được giải pháp phù hợp và những đơn vị triển khai có đủ kinh nghiệm.
Đối với doanh ngiệp một giải pháp ERP không đơn thuận mang tính công nghệ mà còn là quy trình để vận hành doanh nghiệp, phán ánh tất cả các khả năng đáp ứng của chính doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh.

Nhà tư vấn có cần thiết?

Trong khi đã thấy được vai trò của nhà tư vấn nhưng nguyên nhân nào lý giải cho việc  chưa có nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhà tư vấn độc lập? Nhiều doanh nghiệp cho rằng vấn đề ở đây không phải do các vấn đề liên quan đến chi phí, mà chính là ở nhận thức của doanh nghiệp. Đầu tiên doanh nghiệp luôn tự tin với nội lực của mình và đơn vị triển khai, tuy nhiên trong nhiều trường hợp tính chủ quan đã không đem lại hiệu quả vì không đủ lực tác động lên bộ máy đã hoạt động theo thói quen cũ. Mặt khác, doanh nghiệp cũng cho rằng sự có mặt của nhà tư vấn có thể tạo thêm những rối rắm cho quá trình triển khai.
Trong một dự án khi có sự tham gia của nhà tư vấn chuyên nghiệp, đơn vị triển khai sẽ gặp nhiều thuận lợi.

Thứ nhất, nhà tư vấn độc lập sẽ giúp doanh nghiệp giám sát và phối hợp để giúp bảo đảm nội dung, tiến độ dự án và đạt được các mục tiêu cụ thể theo từng giai đoạn. Họ sẽ là “trọng tài” giữa nhà đầu tư và đơn vị triển khai trong trường hợp cần phân định phần việc của mỗi bên, giúp thúc đẩy dự án đi đúng tiến độ và phạm vi.

Thứ hai, khi triển khai ERP với các quy trình rất phức tạp và chặt chẽ, luôn có các mốc thời gian để kiểm tra, đòi hỏi doanh nghiệp phải có đủ năng lực để kiểm tra trước khi bước vào các giai đoạn tiếp theo. Nhà tư vấn độc lập với trách nhiệm và kinh nghiệm của mình có thể giúp doanh nghiệp hiểu rõ những lợi ích ứng dụng và ảnh hưởng đến doanh nghiệp khi hệ thống vận hành chính thức.

Thứ ba, trong việc triển khai ERP cho các doanh nghiệp Việt Nam, vấn đề thường gặp phải là có nhiều yêu cầu phát sinh từ doanh nghiệp, từ đó có thể phải chỉnh sửa quy trình chuẩn. Nhà tư vấn giám sát sẽ giúp doanh nghiệp xác định rõ yêu cầu nào là đúng, yêu cầu nào sẽ gây ảnh hưởng đến kiến trúc tổng thể của hệ thống ERP, hạn chế tối đa việc chỉnh sửa quy trình.
Tuy nhiên nếu doanh nghiệp chọn nhà tư vấn thiếu kinh nghiệm thực tiễn thì chắc chắn cả doanh nghiệp và đơn vị triển khai sẽ gặp nhiều khó khăn. Nắm bắt được tình hình thực tế đó nhiều doanh nghiệp triển khai đã xây dựng bộ phận tư vấn riêng, để có thể tư vấn và hỗ trợ tới khách hàng với quy trình khép kín mà không cần thiết phải nhờ đến những nhà tư vấn độc lập là đơn vị thứ ba.