Quản lý hợp đồng chung cư bằng phần mềm liệu có mang lại hiệu quả cao?

Quản lý hợp đồng chung cư bằng phần mềm được xem là yếu tố then chốt giúp ban quản lý thắt chặt quản lý hợp đồng, qua đó hỗ trợ ban quản lý tăng cường quản lý vận hành chung cư hiệu quả và chuyên nghiệp hơn. Những hợp đồng chung cư bao gồm hợp đồng thuê mặt bằng, hợp đồng với các đơn vị cung cấp dịch vụ bảo trì kỹ thuật, chăm sóc cảnh quan, vệ sinh an ninh,… cùng nhiều dịch vụ thuê ngoài khác nhằm đảm bảo chất lượng cuộc sống cho cư dân trong toà nhà.

Có thể bạn muốn biết:

Tìm hiểu về tiêu chuẩn quản lý vận hành chung cư hiện nay gồm những gì?

5 lợi ích doanh nghiệp nhận được khi dùng phần mềm quản lý toà nhà cho thuê

Ban quản lý cần đào tạo nhân viên quản lý chung cư những gì để đảm bảo chất lượng dịch vụ?

Với số lượng hợp đồng lớn và phức tạp, việc quản lý thông thường cũng khiến ban quản lý gặp nhiều khó khăn trong kiểm soát, lưu trữ và truy vấn hợp đồng. Do vậy việc sử dụng phần mềm như Landsoft Building để quản lý hợp đồng chung cư được xem là giải pháp toàn diện và hiệu quả nhất.

Vai trò của quản lý hợp đồng chung cư trong dịch vụ vận hành

Quản lý hợp đồng chung cư đòi hỏi ban quản lý vừa theo dõi thời hạn thanh toán hợp đồng, lại vừa phải đảm bảo chất lượng các dịch vụ thuê ngoài cung cấp cho cư dân toà nhà luôn phải được duy trì ổn định và hiệu quả. Đồng thời trong quá trình quản lý hợp đồng chung cư, ban quản lý còn cần phải thắt chặt kiểm soát chi phí toà nhà, đảm bảo trách nhiệm giữa các bên cung cấp dịch vụ toà nhà.

Chỉ khi quản lý hợp đồng chung cư chặt chẽ thì ban quản lý mới tránh được những tranh chấp có thể phát sinh trong quá trình quản lý toà nhà, từ đó gia tăng uy tín cho ban quản lý, tạo dựng lòng tin từ phía cư dân tốt hơn.

Nhất là trong quá trình vận hành chung cư, ngoài những hợp đồng thuê mặt bằng, thuê chung cư thì ban quản lý còn cần phải làm việc với nhiều đối tác cung cấp các dịch vụ khác nhau, và mỗi đối tác lại cần một loại hợp đồng riêng biệt như hợp đồng bảo vệ an ninh toà nhà, vệ sinh chung, bảo trì hệ thống điện nước và phòng cháy chữa cháy, bảo trì thang máy, chăm sóc cảnh quan, xử lý rác thải,…. Cùng nhiều loại hợp đồng dịch vụ khác nhau. Mỗi một loại hợp đồng chung cư khác nhau đều có những yêu cầu về điều khoản, trách nhiệm cùng cách thức theo dõi hiệu suất làm việc khác nhau.

Những nguyên tắc cần tuân thủ khi ký kết hợp đồng chung cư

Khi ký kết hợp đồng chung cư, ban quản lý cần phải đảm bảo tuân thủ một vài nguyên tắc dưới đây để đảm bảo chất lượng dịch vụ vận hành toà nhà tốt nhất, bao gồm:

+ Cần lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ phần mềm cẩn thận, công khai và minh bạch, có sự biểu quyết từ cư dân nếu như giá trị hợp đồng lớn. Minh bạch khi chọn nhà cung cấp sẽ giúp ban quản lý tránh xung đột và gia tăng sự tin tưởng từ cư dân.

+ Ban quản lý cần so sánh nhiều đơn vị nhà cung cấp khác nhau để lựa chọn đơn vị phù hợp nhất về chất lượng cùng chi phí, sau đó mới làm hợp đồng dịch vụ chung cư.

+ Trong hợp đồng chung cư cần phải nêu rõ ràng về phạm vi công việc, tiêu chuẩn dịch vụ, tần suất thực hiện cùng chi tiêu đánh giá để đảm bảo dịch vụ được cung cấp tốt nhất.

Ngoài ra, bên trong hợp đồng chung cư cần phải có đầy đủ những nội dung cần thiết, bao gồm thông tin pháp lý giữa các bên, thời hạn hợp đồng, chi phí cùng phương thức thanh toán, các chế tài khi vi phạm và điều kiện chấm dứt hợp đồng, cơ chế kiểm tra và đánh giá chất lượng dịch vụ, trách nhiệm bồi thường,… có đầy đủ những thông tin chi tiết sẽ đảm bảo hợp đồng chung cư được kiểm soát chặt chẽ và tránh phát sinh tranh cãi.

Cần thắt chặt quản lý hợp đồng chung cư

Khi ban quản lý toà nhà cần ký kết hợp đồng chung cư để sử dụng các dịch vụ thuê ngoài, ban quản lý cần thường xuyên giám sát dịch vụ chung cư định kỳ, có sự thu thập phản hồi từ phía cư dân để đánh giá chất lượng dịch vụ chính xác, đảm bảo hợp đồng được thực hiện theo đúng tiêu chuẩn.

Quan trọng là hồ sơ hợp đồng, phụ lục cùng với những hoá đơn thanh toán, biên bản nghiệm thu, biên bản sự cố,… tất cả đều phải được ban quản lý lưu trữ và quản lý cẩn thận, đảm bảo cho việc tra cứu cũng như kiểm toán về sau này.

Quản lý hợp đồng chung cư bằng phần mềm Landsoft Building

Để thắt chặt quản lý hợp đồng chung cư hiệu quả, hầu hết các đơn vị quản lý vận hành hiện nay đều lựa chọn sử dụng phần mềm Landsoft Building vào quản lý hợp đồng chung cư. Bằng các tính năng tiện ích thông minh, phần mềm Landsoft Building giúp ban quản lý theo dõi và quản lý thời hạn từng hợp đồng, nhắc nhở hợp đồng gần hết hạn.

Mọi hợp đồng chung cư đều sẽ được quản lý số hoá trên hệ thống phần mềm. Hệ thống cũng giúp người dùng theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng, đánh giá chi tiết về dịch vụ của nhà cung cấp, cũng như tạo báo cáo minh bạch cho cả ban quản trị lẫn cư dân.

Việc ứng dụng phần mềm quản lý toà nhà Landsoft Building để quản lý hợp đồng chung cư sẽ giúp ban quản lý tiết kiệm tối đa thời gian, giảm thiểu sai lầm cũng như nhanh chóng gia tăng hiệu quả dịch vụ quản lý vận hành tốt nhất.