Cách giúp bạn quản lý chuỗi cửa hàng hiệu quả và tránh thất thoát doanh thu

Làm thế nào để quản lý chuỗi cửa hàng hiệu quả, tăng trưởng kinh doanh và tránh thất thoát doanh thu là bài toán khó cho các chủ doanh nghiệp ở thời điểm hiện đại, đặc biệt là trong tình trạng dịch Covid-19 vẫn còn diễn biến phức tạp như hiện nay.

Đọc thêm:

Các cửa hàng bán lẻ làm gì để quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả?

Quản lý thẻ tích điểm – Phương án chăm sóc khách hàng tối ưu cho các chuỗi cửa hàng kinh doanh

Giải pháp nào giúp chủ doanh nghiệp quản lý kinh doanh từ xa hiệu quả và ổn định?

Vào thời điểm này, muôn vàn ý tưởng thu hút khách hàng hay ho cũng không bằng được việc tối ưu bộ máy quản lý kinh doanh. Vì vậy việc quản lý tốt chuỗi cửa hàng để giảm thất thoát chính là yếu tố quan trọng còn hơn việc tăng thêm lượng khách hàng ở hiện tại.

Dưới đây là những cách giúp chủ doanh nghiệp quản lý chuỗi cửa hàng hiệu quả và tránh thất thoát doanh thu mà chúng ta có thể tìm hiểu.

1. Cần có giải pháp quản lý nhân viên khoa học

Để quản lý chuỗi cửa hàng hiệu quả và tránh thất thoát doanh thu thì các chuỗi cửa hàng đều cần phải có một giải pháp quản lý nhân viên khoa học và toàn diện, đây cũng là điều khó nhất mà chủ doanh nghiệp thường gặp phải.

Trên thực tế, đội ngũ nhân sự còn được xem như là bộ mặt của cửa hàng, trong đó thái độ làm việc và phục vụ khách hàng của nhân viên sẽ ảnh hưởng tới tâm trạng khách hàng cũng như quyết định mua hàng của họ. Chính vì vậy cửa hàng nếu muốn bán hàng tốt, doanh thu tăng trưởng đều đặn thì cần phải có những tiêu chuẩn riêng nhằm quản lý tốt nguồn nhân lực tại cửa hàng.

+ Chủ doanh nghiệp cần phải hiểu rõ nhân viên

Người quản lý nếu muốn quản lý tốt nhân viên buộc phải hiểu rõ được nhân sự của mình, bao gồm năng lực, tính cách và sự phù hợp của họ với công việc. Tất nhiên mới ban đầu thì người quản lý cần phải có thời gian cho nhân sự tạo dựng mối quan hệ, bạn không phải lúc nào cũng có thời gian và nhân viên thì không phải ai cũng giống nhau.

Nhưng khi hiểu rõ nhân sự rồi, việc phân bổ công việc và sắp xếp nhiệm vụ cho nhân viên sẽ hiệu quả hơn, bạn sẽ biết cách bố trí công việc đúng người, đúng năng lực và đảm bảo được hiệu suất công việc luôn tốt nhất, qua đó giúp nhân viên làm việc hiệu quả cũng như tăng trưởng doanh thu cho cửa hàng.

+ Đối xử công bằng và minh bạch với nhân viên

Một trong những nghệ thuật quản lý nhân sự chính là sự công bằng và minh bạch vì vậy việc đối xử công bằng với nhân viên sẽ tránh những mâu thuẫn và tranh chấp không đáng có tại cửa hàng, đội ngũ nhân sự cũng có thể tập trung làm việc tốt hơn.

Bên cạnh đó, môi trường làm việc công bằng và minh bạch cũng mang lại cho nhân viên sự thoải mái và gần gũi, nâng cao tâm thế làm việc tốt hơn. Vì vậy các chuỗi cửa hàng đều cần đòi hỏi những quy định làm việc rõ ràng và cụ thể, trong đó những quy định này không chỉ dành cho nhân viên mà còn dành cho chủ cửa hàng và đội ngũ quản lý.

Chỉ khi đảm bảo được sự công bằng thì nhân viên mới có cảm giác bản thân được tôn trọng và trân trọng, qua đó họ sẽ giữ được tinh thần và tâm lý thoải mái khi làm việc, sự thoải mái này sẽ mang lại rõ ràng hơn trong quá trình làm việc với khách hàng và đảm bảo hiệu suất công việc càng thêm tốt hơn.

+ Quản lý công việc của nhân viên bằng hệ thống KPI

Cửa hàng của bạn nếu muốn quản lý nhân viên chuyên nghiệp và chặt chẽ hơn thì việc xây dựng hệ thống KPI để quản lý nhân viên là không thể thiếu. Đây cũng là giải pháp thiết yếu nhất giúp người quản lý nắm bắt được hiệu suất làm việc của từng nhân viên trong khoảng thời gian nhất định.

Khi có hệ thống đánh giá KPI chuyên nghiệp, chủ doanh nghiệp chỉ cần thông qua kết quả KPI là có thể đánh giá được hiệu suất và năng lực làm việc của nhân viên trong tháng, qua đó đưa ra chế độ thưởng phạt công bằng và minh bạch cho nhân viên, điều này sẽ góp phần thúc đẩy nhân sự làm việc hiệu quả và vượt được mức KPI đề ra.

+ Dùng công nghệ để quản lý nhân viên

Bên cạnh những giải pháp quản lý nhân sự truyền thống thì việc dùng các phần mềm công nghệ như BMS Plus để quản lý nhân viên hiện nay đã không còn xa lạ, nhất là với những chuỗi cửa hàng có nhiều chi nhánh và sở hữu số lượng nhân viên đông đảo.

Bằng các tính năng quản lý toàn diện và tối ưu, phần mềm BMS Plus sẽ giúp chủ doanh nghiệp kiểm soát được mọi hoạt động của nhân viên tại cửa hàng mà không cần có mặt tận nơi. Phần mềm BMS Plus là giải pháp quản lý kinh doanh tổng thể có tích hợp tính năng quản lý nhân viên hoàn thiện với đầy đủ những chức năng liên quan đến nhân viên như hồ sơ nhân viên, chấm công, hoa hồng, tính lương,…Linh hoạt quản lý ở mọi nơi chỉ cần có thiết bị kết nối Internet như điện thoại, máy tính, smartphone.

2. Quản lý sản phẩm – Tồn kho chặt chẽ để giảm thất thoát

Quản lý sản phẩm – tồn kho chặt chẽ là giải pháp cần thiết để chuỗi cửa hàng của bạn giảm thiểu thất thoát trong quá trình kinh doanh, nhất là với những chuỗi cửa hàng sản phẩm có hàng hóa đa dạng với thời hạn sử dụng khác nhau, thời gian bảo quản ngắn thì việc quản lý nguyên liệu sản phẩm tồn kho không chỉ ảnh hưởng tới chi phí hoạt động mà còn tác động tới chất lượng sản phẩm.

Chính vì vậy chủ doanh nghiệp cần phải có giải pháp quản lý chặt chẽ bằng các cách dưới đây để giảm thiểu thất thoát doanh thu cho chuỗi cửa hàng:

+ Thường xuyên kiểm tra định kỳ sản phẩm

Việc kiểm tra định kỳ sản phẩm thường xuyên là yếu tố cần thiết mà các chuỗi cửa hàng bán lẻ cần chú ý, nhất là với những mặt hàng thực phẩm hay những dòng sản phẩm có thời hạn bảo quản nhất định như y dược.

Với những dòng sản phẩm này, người quản lý cần dành thời gian mỗi ngày để kiểm tra sản phẩm có trong cửa hàng, kiểm tra tình hình sản phẩm cũng như hạn sử dụng để có kế hoạch kinh doanh và nhập hàng phù hợp.

Một số tiêu chí để bạn theo dõi tồn kho của cửa hàng: Tên loại hàng hóa/ nguyên liệu; đơn vị đo, số lượng tồn kho, giá nhập, tổng chi phí, nguyên nhân thất thoát, người kiểm tra,… Bạn còn có thể dựa vào những tiêu chí này để theo dõi và nhập số lượng nguyên liệu, mặt hàng phù hợp cho những lần sau.

Bên cạnh đó, người quản lý cần biết được tình trạng nhập hàng trước hay sau của từng sản phẩm, có phương pháp sắp xếp sản phẩm khoa học nhằm điều chỉnh kế hoạch kinh doanh rõ ràng hơn.

+ Quản lý sản phẩm bằng phần mềm

Muốn quản lý sản phẩm trong kho khoa học và chặt chẽ thì việc ứng dụng phần mềm quản lý là không thể thiếu, Trong đó phần mềm quản lý kinh doanh tổng thể BMS Plus chính là sự lựa chọn hàng đầu cho các chuỗi cửa hàng hiện nay.

Cũng tương tự như quản lý nhân viên, phần mềm BMS Plus giúp người dùng có thể kiểm soát hoàn toàn sản phẩm tồn kho và nguyên liệu trong kho, bao gồm thời gian nhập kho cho đến vị trí để trong kho, hạn dùng, báo cáo về hàng hóa nguyên liệu đều có thể dễ dàng theo dõi.

3. Cần có cách quản lý dòng tiền khoa học

Muốn tránh thất thoát trong quá trình kinh doanh, việc quản lý dòng tiền cũng là bài toán không thể thiếu mà chuỗi cửa hàng cần lưu ý. Trong đó việc kiểm soát thu – chi chặt chẽ sẽ giúp chủ doanh nghiệp có được cái nhìn toàn cảnh về hoạt động kinh doanh cũng như phương hướng phát triển của chuỗi cửa hàng.

+ Quản lý thu – chi tại từng cửa hàng chặt chẽ

Quản lý thu – chi chặt chẽ là yêu cầu cần thiết để chuỗi cửa hàng của bạn hoạt động hiệu quả và phòng tránh thất thoát tốt hơn. Trong đó người chủ doanh nghiệp cần kiểm soát được tất cả những khoản thu chi tại từng chi nhánh cửa hàng và lưu trữ thông minh, bảo mật.

Chỉ khi quản lý chặt thu chi thì người quản lý mới có thể nắm bắt được chuỗi cửa hàng của bạn có đang thất thoát hay không, nguồn iền thất thoát ở những giao dịch nào và do nhân viên nào làm thất thoát.

Điều này đòi hỏi chủ cửa hàng cần có giải pháp quản lý bằng phần mềm để ngăn ngừa những nguyên nhân thất thoát chủ quan như: nhân viên không trung thực, nhận tiền của khách nhưng không đưa lại, đưa nhầm, sai tiền trong quá trình thanh toán.

+ Quản lý công nợ cho cửa hàng

Quản lý tốt công nợ cho cửa hàng là cách giúp chuỗi cửa hàng của bạn luôn giữ được dòng tiền ổn định, trong đó có một số cách giúp bạn quản lý công nợ hiệu quả như:

– Tạo một hệ thống theo dõi hoàn chỉnh bao gồm các mục: Số thứ tự, tên, ngày, nội dung, kỳ trước, kỳ này,…

– Duy trì tốt các mối quan hệ với đối tác

– Xem lại các khoản phải thu thường xuyên

– Gửi hóa đơn chứng từ đến khách hàng nhanh chóng

– Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để theo dõi công nợ

Một điểm chung trong tất cả những cách quản lý này là đều có thể thực hiện dễ dàng hơn nếu ứng dụng một phần mềm quản lý thông minh. Và việc quản lý kinh doanh tổng thể bằng phần mềm cũng là cách giúp chuỗi cửa hàng của bạn tiết kiệm thời gian, giảm thiểu thất thoát đồng thời theo dõi sát sao được các hoạt động tại từng chi nhánh cửa hàng, từ đó có phương án điều chỉnh kế hoạch phù hợp nhất với tính hình.

Đây cũng là lý do các chuỗi cửa hàng cần sử dụng phần mềm quản lý kinh doanh BMS Plus để kiểm soát hoạt động kinh doanh tốt hơn.

Với phần mềm BMS Plus giúp chuỗi cửa hàng của bạn quản lý sản phẩm chặt chẽ, xây dựng quy trình làm việc chuyên nghiệp, hỗ trợ tối đa cho đội ngũ nhân viên trong quá trình tư vấn khách hàng và nâng cao hiệu suất công việc.

Đặc biệt, các tính năng trên phần mềm còn giúp doanh nghiệp tăng cường khả năng kết nối phòng ban dễ dàng hơn, tinh gọn quy trình hoạt động cũng như tiết kiệm thời gian làm việc cho nhân viên.

Với phần mềm BMS Plus, việc kinh doanh tại các chuỗi cửa hàng đều sẽ được tối ưu hóa để thu được hiệu quả cao nhất và tránh thất thoát và giúp bạn tiết kiệm thời gian quản lý dành cho những công việc khác.