Những vấn đề ban quản lý cần chú ý khi quản lý văn phòng cho thuê trong toà nhà

Khi quản lý văn phòng cho thuê, ban quản lý cần xây dựng mô hình quản lý vận hành bài bản và chuyên nghiệp, chú trọng nâng cao chất lượng dịch vụ nhằm tăng sự hài lòng cho khách hàng, đồng thời mang lại lợi nhuận lâu dài cho chủ đầu tư. Dưới đây là một số lưu ý mà ban quản lý cần quan tâm để nâng cao chất lượng dịch vụ quản lý vận hành tại các toà nhà văn phòng cho thuê hiệu quả.

Có thể bạn muốn biết:

Công nghệ đã làm thay đổi phương thức quản lý vận hành toà nhà như thế nào?

PVI Holdings khởi động mô hình quản lý vận hành số hóa cho tòa nhà văn phòng PVI Tower

Đi tìm bài toán tối ưu quản lý vận hành hệ thống văn phòng của An Bình Office thời 4.0

Cần lưu tâm nhiều vào việc tìm kiếm khách hàng thuê văn phòng

Chú trọng vào công tác tìm kiếm khách hàng thuê văn phòng là một trong những công việc mà ban quản lý cần chú ý khi quản lý căn phòng cho thuê. Điều này có nghĩa, ban quản lý cần phải đảm bảo trong toà nhà văn phòng không có mặt bằng nào bị bỏ hoang, phải có đủ khách thuê để đảm bảo toà nhà thu được đủ ngân sách phục vụ cho dịch vụ quản lý vận hành và mang lại lợi nhuận cho chủ đầu tư.

Tất nhiên, để tìm kiếm khách hàng thuê văn phòng, ban quản lý có thể sử dụng một số phương án quảng bá tìm kiếm khách thuê như đăng tin trên mạng xã hội, sử dụng các kênh tiếp thị như đăng báo, radio hoặc phát tờ rời, đăng bài cho thuê mặt bằng trên các website bất động sản. Ngoài ra, ban quản lý cần chú trọng vào việc nâng cao chất lượng dịch vụ vận hành trong toà nhà để tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với những khách hàng thuê cũ hoặc khách thuê hiện tại trong toà nhà, từ đó xây dựng hình ảnh thương hiệu uy tín hơn trong mắt khách hàng và dễ dàng thu hút khách thuê tốt nhất.

Nên ký hợp đồng và quản lý hợp đồng thuê chặt chẽ

Trong quá trình quản lý văn phòng cho thuê, ban quản lý cần phải chú trọng nhiều hơn vào công tác ký kết hợp đồng cũng như quản lý hợp đồng thuê chặt chẽ. Việc tối ưu quản lý hợp đồng thuê, theo dõi chặt chẽ các điều khoản trong hợp đồng sẽ đảm bảo được quyền lợi của cả chủ đầu tư lẫn khách hàng thuê văn phòng.

Trong đó, các điều khoản hợp đồng cũng cần phải liệt kê rõ ngoài khoản chi phí thuê mặt bằng thì các khoản chi phí dịch vụ điện, nước, internet cùng với các quy định về quyền sử dụng và nghĩa vụ của các bên, giờ giấc làm việc trong toà nhà văn phòng cùng với quy định về dịch vụ bảo trì mặt bằng, sửa chữa mặt bằng,… đều cần phải được liệt kê rõ ràng và kiểm soát cẩn thận. Lúc này giữa chủ đầu tư cùng với khách hàng thuê văn phòng cần phải có sự trao đổi và thống nhất các điều khoản, ban quản lý cũng phải quản lý hợp đồng thuê chặt chẽ, theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng thuê giữa các bên để tránh phát sinh tranh chấp và mâu thuẫn.

Cần kiểm tra và lập biên bản bàn giao mặt bằng cẩn thận cho khách thuê văn phòng

Trong quá trình quản lý văn phòng cho thuê, trước khi ban quản lý bàn giao mặt bằng cho khách thuê thì cần phải tiến hành kiểm tra mặt bằng cẩn thận, đảm bảo mọi hệ thống kỹ thuật trong mặt bằng như điện, nước, phòng cháy chữa cháy, thiết bị kỹ thuật khác đều phải hoạt động ổn định. Kiểm tra mặt bằng kỹ càng và lập biên bản bàn giao cẩn thận cho khách hàng sẽ đảm bảo được quyền lợi của cả khách hàng lẫn chủ đầu tư, giúp chủ đầu tư nắm giữ tình trạng tài sản toà nhà chính xác nhất.

Chú trọng vào công tác bảo trì khi quản lý văn phòng cho thuê

Để nâng cao giá trị toà nhà, giảm thiểu tình trạng xuống cấp cũng như tăng cường chất lượng dịch vụ thì ban quản lý toà nhà cần có kế hoạch bảo trì toà nhà cố định. Việc chú trọng công tác bảo trì cũng sẽ giúp ban quản lý nắm bắt được tình trạng toà nhà chính xác, kịp thời sửa chữa hư hại phát sinh và nâng cao tuổi thọ của các trang thiết bị trong toà nhà. Thường xuyên bảo trì toà nhà cũng sẽ mang lại cho khách thuê văn phòng tâm lý an tâm và hài lòng, giữ chân khách hàng thuê lâu dài hơn, tạo lợi nhuận ổn định cho chủ đầu tư.

Giám sát chặt chẽ các dịch vụ thuê ngoài

Trong quá trình quản lý văn phòng cho thuê, ban quản lý vẫn thường phải sử dụng thêm một vài dịch vụ thuê ngoài như sửa chữa điện nước, bảo trì hệ thống điều hoà, thang máy hoặc dịch vụ vệ sinh,… những dịch vụ này cũng cần phải có sự giám sát chặt chẽ để đảm bảo mọi vấn đề công việc đều được thực hiện đầy đủ và đảm bảo, giảm thiểu ảnh hưởng tới quá trình công tác của khách hàng.

Đồng thời, việc giám sát dịch vụ thuê ngoài chặt chẽ cũng sẽ đảm bảo được chất lượng dịch vụ đúng như ý muốn, tạo sự hài lòng cho khách thuê văn phòng.

Có phương án quản lý khách hàng toàn diện

Khi quản lý văn phòng cho thuê, ban quản lý cần phải có giải pháp quản lý khách hàng toàn diện để nắm rõ được thông tin chi tiết khách thuê mặt bằng. Những thông tin khách hàng từ họ tên, nhu cầu, phương thức liên hệ,… sẽ giúp ban quản lý dễ dàng trao đổi và tương tác với khách hàng dễ dàng hơn, thuận tiện gửi thông báo khi cần cũng như quản lý khách hàng ra vào trong toà nhà chặt chẽ.

Dùng phần mềm Landsoft Building để quản lý văn phòng cho thuê

Sử dụng các giải pháp phần mềm thông minh như Landsoft Building được xem là một trong những phương án tối ưu giúp ban quản lý có thể dễ dàng quản lý văn phòng cho thuê tốt nhất. Đây cũng là giải pháp quản lý vận hành được ứng dụng rộng rãi trên thị trường hiện nay.

Phần mềm Landsoft Building được xem là cánh tay đắc lực giúp ban quản lý thắt chặt quản lý thông tin khách hàng, thu chi trong toà nhà, hợp đồng, hoá đơn, hệ thống kỹ thuật, dịch vụ điện nước,… và có báo cáo đầy đủ, chi tiết nhất. Ưu điểm của phần mềm là giúp ban quản lý tiết kiệm tối đa thời gian cùng chi phí nhân sự, tra cứu thông tin dễ dàng và nhanh chóng, giảm thiểu sai sót tối đa trong quá trình quản lý vận hành toà nhà.