4 kỹ thuật thay đổi quản trị trong triển khai dự án ERP

Từ bao năm nay, các doanh nghiệp thường gặp phải rất nhiều vấn đề biến động kinh doanh như: cổ phần hóa, thành lập công ty, tái tổ chức, mua lại và sát nhập. Khi doanh nghiệp triển khai ERP đã có cuộc cách tân mạnh mẽ lan tỏa tới mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Để bắt kịp được xu hướng chung, các chủ doanh nghiệp sẽ phải tìm hiểu và tiếp thu những nền tảng công nghệ mới, những quy trình cải tiến cho doanh nghiệp. Ngược lại, một số nhân viên lại không sẵn sàng tiếp thu những công nghệ mới. Về nguyên tắc, hệ thống ERP sẽ tích hợp tất cả các chức năng kinh doanh – sản xuất – quản trị nên các bộ phận, phòng ban từ kế toán, bán hàng, mua hàng đến quản lý kho vận sẽ đều chịu ảnh hưởng của hệ thống mới, việc nhân viên phản ứng với hệ thống mới là điều dễ gặp phải trong doanh nghiệp.
Để có thể đưa ERP triển khai một cách thuận lợi, doanh nghiệp cần có một chiến lược cụ thể. Sau đây là 4 kỹ thuật hỗ trợ mà ban lãnh đạo dự án cần quan tâm:
 
Bắt đầu từ sớm
 
Hãy chia sẻ, thông báo tới nhân viên những thông tin liên quan để có thể nắm bắt được tình hình và những phản ứng của nhân viên, nên chú ý những thông tin được chia sẻ cần phải có giới hạn. Chẳng hạn, nếu doanh nghiệp sẽ cổ phần hóa, hãy hỏi bộ phận CNTT làm sao để quản lý nhu cầu xuất ra ngày càng nhiều những báo cáo tài chính, hỏi bộ phận kế toán hay tài chính về những qui định báo cáo. Đối với việc triển khai ERP, hãy hỏi tất cả các bộ phận một cách sớm nhất để nắm bắt được đâu là những yêu cầu bắt buộc phải có đối với qui trình nghiệp vụ của họ. Bằng cách khuyến khích tham gia và mở rộng giao tiếp-thảo luận, bạn làm cho nhân viên cảm nhận họ là một phần trong sự thay đổi và ra sức hỗ trợ dự án ngay từ đầu.
 
Thể hiện vai trò lãnh đạo
 
Nhân viên trong một dự án ERP luôn cần đến một người lãnh đạo để chỉ đạo toàn bộ dự án một cách thuận lợi nhất, họ cần một người để làm gương. Những phản ứng của lãnh đạo có thể ảnh hưởng đến tâm lý làm việc của nhân viên. Nếu lãnh đạo phàn nàn về dự án thì nhân viên sẽ có những ảnh hưởng và suy nghĩ tiêu cực đối với dự án ERP đang triển khai. Nếu bạn thấy được những khó khăn, thách thức ở phía trước, hãy cho nhân viên của bạn biết những thử thách đó.
Việc thông tin liên lạc thường xuyên cũng rất quan trọng, tránh tình trạng trao đổi, to nhỏ với nhau giữa mọi người, thông tin không chính xác.
 
Cẩn trọng trong giao tiếp
 
Bạn nói điều gì không quan trọng bằng cách bạn trình bày nội dung đó. Hãy chú ý cách trình bày thông tin của mình và chịu khó lắng nghe phản hồi. Một số nhân viên thích tranh luận để tìm ra ý kiến, trong khi số khác lại hay góp ý cá nhân. Vì vậy, bạn nhớ dành thời gian cho những cuộc nói chuyện riêng như vậy sau những buổi họp giao ban. Bạn cũng nên chú ý tìm ra những nhân viên được mọi người nể trọng nhất. Vì những nhân viên như vậy thường có khả năng thuyết phục các nhân viên khác. Hãy chọn ra những người như vậy và trình bày vấn đề cho họ thông đạt. Nếu nói theo ngôn ngữ của ERP, đó chính là những người dùng cấp cao (power users). Họ chính là những sứ giả, những nhà truyền giáo của hệ thống mới trong doanh nghiệp.
 
Giữ đúng nguyên tắc
 
Khi lấy ý kiến của nhân viên, bạn cần chú ý, hãy lắng nghe tất cả các ý kiến, nghiêm túc và cân nhắc khi sử dụng các ý kiến đó. Bạn cần tìm ra những ý kiến tốt nhất để quyết định chọn lựa. Đối với những ý kiến không được chọn, nếu bạn không làm như thế sẽ khiến nhân viên trong dự án ERP nghĩ rằng bạn chưa bao giờ nghiêm túc xem xét ý kiến của họ.
 
Khi triển khai dự án ERP sẽ gặp nhiều khó khăn khi nhân viên của bạn chưa thích ứng nhanh với sự thay đổi này. Là lãnh đạo dự án ERP, bạn hãy cùng nhân viên sớm bắt tay vào dự án, đi cùng mọi hoạt động của dự án với thông tin luôn được cập nhật. Với 4 kỹ thuật này, sẽ hỗ trợ bạn trong việc đảm bảo triển khai hệ thống ERP thành công.