Menu Close

Xu hướng quản trị tài liệu sẽ bùng nổ năm 2016

Chia sẻ bài viết này

Năm 2016 được dự đoán là năm bùng nổ của xu hướng quản trị tài liệu với các phần mềm quản lý tài liệu chuyên nghiệp và quản lý thông qua môi trường Internet.
 
Năm 2015, theo thống kê của Bộ công thương, Việt Nam tiêu thụ khoảng 3,1 triệu tấn, và có đến 90% thông tin quan trọng được thể hiện trên giấy. Bên cạnh đó, thống kê này cũng cho thấy có khoảng 70% giao dịch có thể bị thất bại nếu văn bản bằng giấy bị hư hại hoặc thất lạc.
 
Hiện tại các cách thức lưu trữ thông tin (chỉ đơn thuần lưu giữ tài liệu giấy bản cứng) đã khiến doanh nghiệp, tổ chức gặp nhiều vấn đề rủi ro trong kinh doanh khi tại liệu bị hư hỏng và bị mất. Sau nhiều năm lưu trữ thì số lượng tài liệu tăng lên đáng kể và khó kiểm soát. Các cách lưu trữ tài liệu truyền thống bộc lộ rất nhiều điểm yếu như: tốn diện tích lưu trữ, tốn phí bảo quản, tài liệu dễ bị hư hỏng, mất nhiều thời gian sắp xếp và tìm kiếm.
 
Quản lý tài liệu truyền thống có nên thay đổi?
 
Các xu hướng quản trị tài liệu mới với việc sử dụng các phần mềm quản trị tài liệu hiện đại, khoa học sẽ giúp các doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và chi phí quản lý, nâng cao hiệu quả hoạt động thông qua việc tập trung hóa, quy trình hóa các nghiệp vụ quản lý và sử dụng tài liệu. Đồng thời, đảm bảo tính bảo mật của thông tin và chi phí đầu tư so với hiệu quả mang lại là rất thấp.
 
Chính vì thế, quản trị tài liệu thông qua các phần mềm, hệ thống quản trị tài liệu đang trở thành xu hướng được ưu thích trong năm 2016.
 
Hiện nay, trên thị trường Việt Nam đã phát triển rất nhiều phần mềm, hệ thống quản trị tài liệu, những phần mềm này do các tổ chức trong nước và ngoài nước nghiên cứu phát triển. Điển hình là hệ thống quản trị tài liệu DocPro do Công ty FSI cùng Viện Công nghệ thông tin – Đại học Quốc Gia Hà Nội nghiên cứu phát triển.
 
Hệ thống quản trị tài liệu DocPro được nghiên cứu phát triển dựa trên các công nghệ quản trị tài liệu tiên tiến nhất trên thế giới gắn liền với nhu cầu thực tế của các khách hàng Việt Nam, với các tính năng nổi bật như:

  • Thực hiện thu nhận thông tin phi cấu trúc và quản lý những thông tin được thu nhận
  • Quản lý các lượng công việc, thông tin người dùng được bảo mật, thiết lập các hoạt động báo cáo thống kê, nhận dạng ký tự…
  • Tự động hóa tối đa việc thu thập thông tin dữ liệu, tích hợp nhận dạng và sửa lỗi tiếng Việt
  • Tập trung và quy trình hóa việc quản lý tài liệu, cung cấp thông tin nhanh chóng, đầy đủ, chính xác và bảo mật
  • Tiết kiệm chi phí vận hành, nâng cao hiệu quả.
  • Tùy biến các chức năng trên Internet theo nhu cầu của khách hàng… giúp người dùng có thể truy cập tại bất cứ đâu.

 
Để tiết kiệm chi phí, thời gian và giảm tải được diện tích của việc lưu trữ tài liệu thì các doanh nghiệp và tổ chức cần thay đổi các công cụ truyền thống bằng công nghệ lưu trữ mới. Càng ngày chúng ta càng thấy được những lợi ích của xu hướng quản trị tài liệu trên Internet.

Theo PC World

Bài viết liên quan

Ứng dụng công nghệ quản lý vận hành tòa nhà đã trở thành xu thế tất yếu trên thị trường
DIP Vietnam
03/11/2023

Ứng dụng công nghệ quản lý vận hành tòa nhà đã trở thành xu thế tất yếu trên thị trường

Sử dụng công nghệ quản lý vận hành tòa nhà đã và đang trở thành xu thế quản lý bất động sản phổ biến trên thị trường hiện nay. Trong đó những giải pháp phần mềm quản lý bất động sản còn là giải pháp hỗ trợ đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý tòa […]
Quản lý chung cư cao tầng bằng công nghệ - Những ích lợi không ngờ tới
DIP Vietnam
20/10/2023

Quản lý chung cư cao tầng bằng công nghệ – Những ích lợi không ngờ tới

Quản lý chung cư cao tầng dựa vào các nền tảng công nghệ 4.0 hiện đại được xem là giải pháp quản lý tiện ích khá lớn cho doanh nghiệp cùng chủ đầu tư. Trong đó các giải pháp phần mềm như Landsoft Building đã và đang mang lại nhiều tiện ích cho chủ đầu […]
Ban quản lý có nên dùng phần mềm quản lý vệ sinh tòa nhà?
DIP Vietnam
12/10/2023

Ban quản lý có nên dùng phần mềm quản lý vệ sinh tòa nhà?

Dùng phần mềm quản lý vệ sinh tòa nhà đang là giải pháp quản lý thông minh và hiệu quả, giúp ban quản lý tòa nhà tối ưu quy trình vệ sinh, tăng cường quản lý nhân viên, nhà thầu vệ sinh tòa nhà. Phần mềm cũng là công cụ đắc lực giúp ban quản […]
Landsoft Control – Phần mềm quản lý chung cư đã và đang đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp
DIP Vietnam
03/08/2023

Landsoft Control – Phần mềm quản lý chung cư đã và đang đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp

Sự ra đời của phần mềm quản lý chung cư đã phần nào hỗ trợ doanh nghiệp thắt chặt quản lý vận hành bất động sản hiệu quả và dễ dàng, giúp ban quản lý kiểm soát chặt chẽ lịch bảo trì bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật tòa nhà, quản lý các chi phí […]
Giải pháp quản lý tài chính bất động sản nào ưu việt và hiệu quả cho doanh nghiệp?
DIP Vietnam
21/04/2023

Giải pháp quản lý tài chính doanh nghiệp bất động sản trong thời đại mới

Quản lý tài chính doanh nghiệp bất động sản sao cho hiệu quả được xem là một trong những yếu tố được các chủ đầu tư, sàn giao dịch bất động sản quan tâm hàng đầu. Nhất là khi nguồn vốn tài chính thị trường bất động sản đang ngày càng siết chặt, tính thanh […]
5 Lý do doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm quản lý kinh doanh bất động sản Landsoft
DIP Vietnam
31/03/2023

5 Lý do doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm quản lý kinh doanh bất động sản Landsoft

Phần mềm quản lý kinh doanh bất động sản Landsoft là giải pháp tối ưu quản lý kinh doanh dự án được hầu hết các chủ đầu tư, sàn giao dịch bất động sản ứng dụng. Phần mềm mang lại cho doanh nghiệp giải pháp quản lý toàn diện, bao gồm quản lý tài sản, […]

Bình luận (0)

Để lại bình luận