Xu hướng quản trị tài liệu sẽ bùng nổ năm 2016

Năm 2016 được dự đoán là năm bùng nổ của xu hướng quản trị tài liệu với các phần mềm quản lý tài liệu chuyên nghiệp và quản lý thông qua môi trường Internet.
 
Năm 2015, theo thống kê của Bộ công thương, Việt Nam tiêu thụ khoảng 3,1 triệu tấn, và có đến 90% thông tin quan trọng được thể hiện trên giấy. Bên cạnh đó, thống kê này cũng cho thấy có khoảng 70% giao dịch có thể bị thất bại nếu văn bản bằng giấy bị hư hại hoặc thất lạc.
 
Hiện tại các cách thức lưu trữ thông tin (chỉ đơn thuần lưu giữ tài liệu giấy bản cứng) đã khiến doanh nghiệp, tổ chức gặp nhiều vấn đề rủi ro trong kinh doanh khi tại liệu bị hư hỏng và bị mất. Sau nhiều năm lưu trữ thì số lượng tài liệu tăng lên đáng kể và khó kiểm soát. Các cách lưu trữ tài liệu truyền thống bộc lộ rất nhiều điểm yếu như: tốn diện tích lưu trữ, tốn phí bảo quản, tài liệu dễ bị hư hỏng, mất nhiều thời gian sắp xếp và tìm kiếm.
 
Quản lý tài liệu truyền thống có nên thay đổi?
 
Các xu hướng quản trị tài liệu mới với việc sử dụng các phần mềm quản trị tài liệu hiện đại, khoa học sẽ giúp các doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và chi phí quản lý, nâng cao hiệu quả hoạt động thông qua việc tập trung hóa, quy trình hóa các nghiệp vụ quản lý và sử dụng tài liệu. Đồng thời, đảm bảo tính bảo mật của thông tin và chi phí đầu tư so với hiệu quả mang lại là rất thấp.
 
Chính vì thế, quản trị tài liệu thông qua các phần mềm, hệ thống quản trị tài liệu đang trở thành xu hướng được ưu thích trong năm 2016.
 
Hiện nay, trên thị trường Việt Nam đã phát triển rất nhiều phần mềm, hệ thống quản trị tài liệu, những phần mềm này do các tổ chức trong nước và ngoài nước nghiên cứu phát triển. Điển hình là hệ thống quản trị tài liệu DocPro do Công ty FSI cùng Viện Công nghệ thông tin – Đại học Quốc Gia Hà Nội nghiên cứu phát triển.
 
Hệ thống quản trị tài liệu DocPro được nghiên cứu phát triển dựa trên các công nghệ quản trị tài liệu tiên tiến nhất trên thế giới gắn liền với nhu cầu thực tế của các khách hàng Việt Nam, với các tính năng nổi bật như:

• Thực hiện thu nhận thông tin phi cấu trúc và quản lý những thông tin được thu nhận
• Quản lý các lượng công việc, thông tin người dùng được bảo mật, thiết lập các hoạt động báo cáo thống kê, nhận dạng ký tự…
• Tự động hóa tối đa việc thu thập thông tin dữ liệu, tích hợp nhận dạng và sửa lỗi tiếng Việt
• Tập trung và quy trình hóa việc quản lý tài liệu, cung cấp thông tin nhanh chóng, đầy đủ, chính xác và bảo mật
• Tiết kiệm chi phí vận hành, nâng cao hiệu quả.
• Tùy biến các chức năng trên Internet theo nhu cầu của khách hàng… giúp người dùng có thể truy cập tại bất cứ đâu.

 
Để tiết kiệm chi phí, thời gian và giảm tải được diện tích của việc lưu trữ tài liệu thì các doanh nghiệp và tổ chức cần thay đổi các công cụ truyền thống bằng công nghệ lưu trữ mới. Càng ngày chúng ta càng thấy được những lợi ích của xu hướng quản trị tài liệu trên Internet.