Thời 4.0 doanh nghiệp có nên quản lý công việc bằng Email ?

Quản lý công việc bằng Email là công cụ quản lý công việc khá truyền thống được nhiều doanh nghiệp trước đây chọn ứng dụng. Tuy nhiên trước sự phát triển mạnh mẽ của các nền tảng công nghệ 4.0, việc sử dụng Email để quản lý công việc đã dần trở thành công cụ lạc hậu và không còn hiệu quả.

Vậy trong kỷ nguyên số háo 4.0 hiện nay, doanh nghiệp cần sử dụng công cụ nào để quản lý công việc của nhân viên tốt nhất ? Cùng tìm hiểu kỹ hơn trong bài viết dưới đây.
 

Công nghệ giúp tăng cường hiệu suất làm việc nhóm như thế nào ?

Phát triển doanh nghiệp thời 4.0 – Cần chú trọng năng lực nhân sự hơn nguồn vốn tài chính

Những thuận lợi và thách thức của doanh nghiệp khi quản lý kinh doanh bằng công nghệ 4.0
 

1. Email không mang lại cái nhìn toàn diện cho công việc và dự án của công ty

Một khuyết điểm rõ rệt khi doanh nghiệp quản lý công việc bằng Email là không thể mang lại cái nhìn toàn diện cho nhà quản lý về công việc cùng dự án của công ty, điều này khiến chủ doanh nghiệp không thể nắm bắt tổng quát được tiến độ của mọi việc và khó có thể xử lý được những sự cố phát sinh nhằm đảm bảo tiến độ công việc trơn tru và liền mạch.

Điều này được thể hiện rõ qua việc triển khai từng nhiệm vụ trong dự án hay đầu việc cho mỗi nhân viên qua email rồi Cc hay Bcc cho người liên quan và tình trạng công việc được cập nhật chung theo cách Re hoặc Fwd… Tất cả những điều này làm cho dự án của doanh nghiệp bị phân mảnh theo cách rời rạc.

Đặc biệt nếu quản lý công việc qua Email sẽ khiến nhân viên không thể biết rõ được công việc của đồng nghiệp, trách nghiệm của từng người khiến việc liên kết công việc gặp khó khăn.

2. Sử dụng Email không thể kiểm soát được tiến độ của công việc

Nếu ứng dụng Email để quản lý công việc sẽ khiến doanh nghiệp không thể nào kiểm soát được tiến độ của công việc cùng dự án, điều này gây ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động của doanh nghiệp, khiến chủ doanh nghiệp trở thành người bị động trong mọi công việc.

Trên thực tế khi dùng Email để quản lý công việc cho nhân viên, người quản lý rất dễ bị mất kiểm soát và không thể theo dõi được tiến độ của công việc, khó nhận được phản hồi về tình trạng công việc được giao và khiến hiệu suất công việc không hề đạt được như mong muốn.

3. Phân chia nhiệm vụ trên Email sẽ không rõ ràng

Sử dụng Email để quản lý công việc tức là việc phân chia nhiệm vụ cũng cần thực hiện trên Email, điều này khiến các nhiệm vụ được phân bổ cho từng nhân viên cũng không được rõ ràng và minh bạch. Bởi nhiệm vụ phân công qua email chỉ bằng đoạn văn bản gửi đi kèm Cc đến các nhân viên khác liên quan làm cho công việc được giao mất đi tính rõ ràng và sự tương hỗ lẫn nhau trong dự án.

Trong khi chủ doanh nghiệp luôn cần phải biết được những khó khăn mà nhân viên đang gặp phải, từ đó dễ dàng thảo luận và báo cáo dễ dàng hơn, nhưng điều này lại không thể thực hiện được qua Email hoặc nếu thực hiện sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức.

4. Khó khăn trong báo cáo kết quả công việc

Nếu sử dụng Email để quản lý công việc cùng với phần mềm Excel sẽ khiến việc báo cáo công việc của nhân viên găp phải khó khăn không nhỏ, chưa kể trong hoạt động kinh doanh đều có nhiều nhân viên khác nhau với quá nhiều tệp Excel đính kèm, khiến chủ doanh nghiệp tập hợp báo cáo, tổng hợp kết quả công việc qua nhiều người khó khăn hơn nhiều, chưa kể còn dễ dàng xảy ra tình trạng sai sót và nhầm lẫn, gây ảnh hưởng nghiêm trọng tới hoạt động kinh doanh và định hướng phát triển của doanh nghiệp.

Điều quan trọng là khi sử dụng Email để báo cáo công việc hay tương tác, phản hồi giữa nhân viên sẽ khó khăn hơn rất nhiều, và nhân viên trong công ty không chỉ dành thời gian cho sự tương tác, phản hồi, thông báo mà còn để đánh dấu thư rác, trả lời các yêu cầu khác. Rõ ràng thời gian đang bị đánh mất nghiêm trọng nhưng không có cách nào khác để hạn chế.

5 . Công việc luôn rơi vào tình trạng trì trệ, khủng hoảng khi quản lý bằng email

Quản lý công việc bằng Email sẽ dễ khiến công việc rơi vào tình trạng trì trệ và khủng hoảng, bởi Email gửi cho nhân viên thường dễ dàng bị bỏ qua , khiến thời gian hoàn thành công việc chậm tiến độ hơn rất nhiều, chưa kể nhân sự trong doanh nghiêp cũng luôn có cách để né tránh hay đổ lỗi việc không hoàn thành đúng tiến độ cho một lý do nào đó. Dĩ nhiên công việc sẽ luôn ngập trong trì trệ từ thời gian này đến thời gian khác và khiến khách hàng bỏ đi.

Chính vì vậy để giải quyết tình trạng này, các doanh nghiệp thời 4.0 hiện nay đã “tạm biệt” cách quản lý công việc bằng Email, thay vào đó doanh nghiệp chọn ứng dụng những nền tảng phần mềm hiện đại để quản lý công việc, trong đó những nền tảng phần mềm được DIP Holding xây dựng sẽ giúp doanh nghiệp quản lý công việc thống nhất trên cùng một hệ thống phần mềm, giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát được tiến độ công việc, quản lý nhân viên mọi lúc mọi nơi mà vẫn đảm bảo tiết kiệm thời gian và chi phí tối ưu nhất.

Liên hệ tới DIP Holding ngay hôm nay để nhận được tư vấn quản trị doanh nghiệp, quản lý dự án chi tiết và nhanh chóng nhất !

 Thông tin liên hệ qua hotline :

Sales Team  – Hotline:  (028) 710 66 777  –  (024) 710 55 777 (ext 1)

Tổng đài tư vấn, hỗ trợ dịch vụ 24/7: (028) 710 66 777

Hoặc truy cập trực tiếp tại website : https://dip.vn/ để được tư vấn nhanh chóng và kịp thời nhất.