Người quản lý hệ thống tin thành công

Hệ thống quản lý hệ thông tin (Management Information System – MIS) là hệ thống thu thập và xử lý dữ liệu về vận hành của công ty và phát sinh thông tin chính xác giúp cho người chủ và người quản lý quyết định và kiểm soát vận hành công ty một cách hiệu quả. Ngày nay, phần lớn các hệ thông tin thu thập và xử lý dữ liệu từ nhiều nguồn như giao tác kinh doanh, vận hành công ty, và dữ liệu liên quan khác từ các vị trí thị trường, thông tin công cộng, đối thủ cạnh tranh, và phân tích chúng để tạo ra báo cáo “trinh sát doanh nghiệp – Business Intelligence” cho người chủ và người quản lý.
 
Trước khi có Công Nghệ Thông Tin (CNTT) hay máy tính, việc thu thập dữ liệu và phân tích đều do con người thực hiện. Một số người thu thập mọi thao tác doanh nghiệp và viết chúng vào sổ; những người khác thu thập dữ liệu vận hành của công ty và viết chúng vào báo cáo hàng ngày và hàng tuần; nhóm người khác phân tích các dữ liệu này thành báo cáo cho cấp quản lý hay người chủ. Hệ thống thủ công như vậy yêu cầu rất nhiều thời gian và dễ sinh ra lỗi.
 
Ngày nay, máy tính có thể thu thập và xử lý tất cả các dữ liệu này, phân tích và phát sinh báo cáo trong vài phút. Tất nhiên, máy tính xử lý dữ liệu như được vận hành bởi chương trình phần mềm do nhà phát triển phần mềm viết ra. Chương trình này có thể bảo máy tính phân tích dữ liệu theo những cách khác nhau và tạo ra các loại báo cáo khác nhau. Những người quản lý khác nhau lấy dữ liệu dược phân tích theo những cách khác nhau tuỳ theo vai trò và trách nhiệm của họ. Chẳng hạn, người quản lý chế tạo sẽ có báo cáo về vận hành hàng ngày hay hàng tuần, về năng suất, vấn đề, và tài nguyên được cần. Người quản lý bán và tiếp thị có thể có được báo cáo về số bán, đối thủ cạnh tranh, và xu hướng thị trường. Người chủ công ty có thể có được báo cáo về thu nhập, lợi nhuận, chi phí và các vấn đề chính v.v. Việc thu thập dữ liệu, việc xử lý và phân tích như vậy chỉ mất vài phút đến một giờ là hoàn tất, nó rất chính xác và có hiệu năng cao.
 
Phát triển của hệ thông tin đòi hỏi khả năng và kiến thức về sự vận hành của doanh nghiệp rồi sử dụng công cụ máy tính và phần mềm để “Tự động Hóa” tất cả quy trình vận hành một cách hiệu quả và chính xác. Người quản lý hệ thông tin (MIS) bắt đầu bằng phân tích yêu cầu trong công ty. Người dùng có thể là người quản lý hay người chủ vì yêu cầu của họ là khác. Từ những yêu cầu này, người quản lý hệ thông tin thiết kế ra hệ thống mà sẽ nắm bắt dữ liệu từ vận hành của công ty, các giao tác doanh nghiệp, sản phẩm đầu ra, chi phí, thu nhập, xu hướng thị trường v.v. và lưu chúng vào trong cơ sở dữ liệu của công ty. Từ những dữ liệu được lưu giữ này, phần mềm doanh nghiệp có thể phát sinh ra các loại báo cáo khác nhau để đáp ứng cho các yêu cầu đa dạng. Chương trình phần mềm có nhiều chức năng khác nhau mà sẽ phân tích các dữ liệu được thu thập và phát sinh báo cáo dưới dạng như được người dùng yêu cầu.
Vận hành và kiểm soát công ty thường dựa trên chiến lược và mục đích doanh nghiệp. Người quản lý và người chủ phải giám sát việc đo lường để xác định liệu hiệu năng thực có đáp ứng cho những mục đích đã được lập kế hoạch này không và liệu mục đích doanh nghiệp đang được hay có thể được đạt tới. Báo cáo điều hành thường được thiết kế để chỉ ra một số kết quả thuận lợi hay bất lợi. Kết quả bất lợi chỉ ra các khu vực phải được điều tra chi tiết hơn, hay yêu cầu tiến hành hành động ngay lập tức. Kết quả thuận lợi từ các mục đích được lập kế hoạch có thể dẫn tới hiểu rõ hơn công ty vận hành hiệu quả thế nào.
 
Hệ thống quản lý hệ thông tin (MIS) cung cấp cho những người quản lý và người chủ các báo cáo cập nhật và chỉ ra khu vực vấn đề. Hệ thống cũng sẽ phát sinh những báo cáo hỗ trợ quyết định nào đó dựa trên vận hành của công ty và xu hướng thị trường bên ngoài để cho người chủ công ty có thể kiểm điểm và ra quyết định. Ngày nay nhiều hệ thông tin được tích hợp vào trong hệ thống lập kế hoạch tài nguyên doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning), điều giúp cho công ty quản lý vận hành hiệu quả.