ERP – Thay đổi văn hóa doanh nghiệp

Thực tế cho thấy mỗi khi ứng dụng dự án ERP không thành công thì mọi người thường đổ lỗi cho những vấn đề kỹ thuật nhiều hơn. Tuy nhiên có thể đôi khi do doanh nghiệp chưa đảm bảo đủ nguồn nhân lực để đào tao và quản lý các vấn đề thay đổi trong văn hóa doanh nghiệp.

Thay đổi làm việc từ thói quen sang làm việc theo quy trình:
Theo ý kiến của một nhân viên tư vấn triển khai phần mềm ERP chia sẻ đối với những doanh nghiệp có cường độ làm việc cao, nhân viên tại đó đã quen thuộc với môi trường làm việc nhanh, năng động  thì khả năng doanh nghiệp đó ứng dụng ERP sẽ trở nên thuận tiện hơn. Cộng với thái độ tích cực từ phía lãnh đạo không ngại thay đổi, sẵn sàng sử dụng quy trình mới để tạo sự thống nhất từ trên xuống, thúc đẩy quá trình triển khai ERP ứng dụng vào trong quản lý.
Văn hóa của doanh nghiệp được thể hiện rõ nét khi áp dụng quy trình bắt buộc từ phần mềm. Việc tuân thủ hay không tuân thủ đều ảnh hưởng tới kết quả của việc ứng dụng ERP đều đó dẫn đến sự thành công hay thất bại của dự án ERP.
ERP là một quy trình chuẩn tích hợp nhiều phân hệ đồng nghĩa với việc nó tạo nên những khó khăn trong hành động của nhân viên đối với công việc cũng như thái độ của nhân viên đối với doanh nghiệp. Vì vậy khi triển khai ERP thì buộc doanh nghiệp phải quản lý tập trung, toàn bộ nhân viên cần có cái nhìn cụ thể hơn về mục tiêu chung của doanh nghiệp. Doanh nghiệp ứng dụng ERP không chỉ để thay đổi quy trình kinh doanh mà còn để thay đổi văn hóa bên trong doanh nghiệp.
Có thể nói việc ứng dụng các phần mềm văn phòng trong doanh nghiệp có ảnh hưởng tích cực hay tiêu cực đối với nhân viên thì điều đó cũng không ảnh hưởng gì tới hoạt động chung của doanh nghiệp nhưng việc ứng dụng ERP lại là một vấn đề hoàn toàn khác. Mọi hoạt động của nhân viên lên hệ thống ERP đều có ảnh hưởng rất lớn đên các quy trình khác. Dữ liệu đưa lên hệ thống cần có sư thống nhất trong toàn bộ quá trình liên quan. Các thành viên trong hệ thống cần nắm bắt được thông tin quan trọng này và từ đó biến nó thành ý thức trong công việc. Nếu nhân viên vẫn giữ thái độ nhìn nhận giống việc sử dụng các phần mềm trước đây, không nắm được mục đích thực sự của viêc triển khai và biến nó thành hành động thì việc doanh nghiệp ứng dụng phần mềm ERP khó có thể thành công. Nó tạo nên sức ép thay đổi lên mỗi thành viên trong doanh nghiệp, nếu nhân viên không chịu thay đổi theo quy trình mới thì họ có thể bị sa thải. Tại nhiều doanh nghiệp triển khai ERP điều này là chuyện không hiếm.
Đào tạo nâng cao nhận thức trong doanh nghiệp
Việc đào tạo kiến thức và sử dụng phần mềm ERP là điều cần thiết của mỗi doanh nghiệp khi triển khai ứng dụng ERP. Việc truyền đạt kiến thức ban đầu tạo điều kiện để thực hiện các công việc cụ thể và biến nó thành một thói quen, thành một điều kiện làm việc bình thường như trước kia phụ thuộc rất nhiều vào văn hóa bên trong doanh nghiệp và cần có thời gian thay đổi. Thời gian thay đổi phong cách làm việc cũ sang phong cách làm việc mới, từ làm việc tự do sang làm việc theo quy trình nghiêm ngặt hơn tương đối lâu. Việc đào tạo kiến thức cho từng vị trí công việc cũng giống như việc lấp đầy chỗ trống trên giao diện phần mềm.
Một quy trình chuẩn đòi hỏi ý thức tuân thủ cao từ nhiều người ở nhiều vị trí khác nhau, đôi khi cần có sự phản ứng mạnh mẽ. Một chuyên gia từ Oracle khuyên doanh nghiêp cần chuẩn bị tinh thần cho toàn bộ nhân viên của mình bằng việc nêu rõ vai trò của từng phòng ban và họ cần phải thay đổi như thế nào để đảm bảo đáp ứng tốt nhất. Ngoài việc đào tạo công nghệ doanh nghiệp cần cung cấp thông tin về nhiệm vụ mới tại vi trí cũ, định hướng về mục tiêu của doanh nghiệp và lợi ích khi thực hiện theo quy trình mới. Những thông tin được truyền đạt sớm và kịp thời sẽ tạo nên sự chuẩn bị tốt về mặt tinh thần giúp doanh nghiệp ứng dụng phần mềm ERP thành công!