Bốn bước để tối ưu hóa cho giải pháp ERP

1. Xác định và sắp xếp mức độ ưu tiên trong việc giải quyết vấn đề về hệ thống cảmặt kỹ thuật cũng như nghiệp vụ
Doanh nghiệp cần xem xét tình hình hoạt động hiện tại thông qua việc thu thập ý kiến từ đội ngũ nhân viên thực hiện nghiệp vụ hàng ngày, đội ngũ IT và đội ngũ vận hành hệ thống. Các vấn đề hay xảy ra như xáo trộn một số nghiệp vụ, nhân viên chưa nắm vững được quy trình của hệ thống, chưa sử dụng được hết các chức năng, lỗi việc thực hiện báo cáo…

2. Đánh giá mức độ hợp lý của quy trình hiện tại, phân định vùng có quy trình cần cải thiện tốt hơn.

Vấn đề hay gặp phải trong quá trình triển khai dự án, thiết kế quy trình tác nghiệp cho doanh nghiệp, các đơn vị triển khai chưa nắm được ý tưởng và yêu cầu của doanh nghiệp dẫn đến quy trình không hợp lý. Đôi khi cũng có thể là quy trình hợp lý ở thời điểm hiện tại xong trong tương lai vì một số lý do nào đó doanh nghiệp thay đổi quá trình tác nghiệp hay phát sinh thêm các quy trình mới mà chưa được cập nhật vào hệ thống. Điều này cũng gây ra nhiều khó khăn cho các nhân viên tác nghiệp thậm chí tồi tệ hơn là các hoạt động sản xuất kinh doanh có thể bị xáo trộn

3. Tìm hiểu nguyên nhân và giải pháp cho các vấn đề được xác định phía trên.

Sau khi thực hiện bước 1 và 2 bộ phận quản lý ERP của doanh nghiệp cần xác định được đâu là nguyên nhân chính và tìm ra hướng giải quyết các vấn đề đó theo mức độ ưu tiên.
Doanh nghiệp cần kiểm soát chặt chẽ quá trình tùy chỉnh, những thay đổi trên hệ thống

4. Triển khai kế hoạch hiện thực hóa lợi ích từ hệ thống ERP

Kế hoạch này tổng hợp tất cả các phương án giải quyết cho từng vấn đề đã được ban quản lý ERP xem xét thống nhất từ bước 3. Lưu ý bạn hãy nên coi trọng mức độ quan trọng của kế hoạch giống như khi triển khai dự án ERP lúc trước. Doanh nghiệp cần làm rõ các mục tiêu, công việc cần thực hiện, người cần chịu trách nhiệm, mốc thời gian hoàn thành mục tiêu… như bất kỳ một dự án nào khác.

Kết luận
ERP là một quá trình được tiếp diễn liên tục, không hoàn toàn kết thúc sau khi thực hiện bước go-live hệ thống. Doanh nghiệp cần kiểm soát chặt và so sánh hiệu quả hoạt động của hệ thống mới với nhưng tiêu chuẩn của hệ thống trong cùng lĩnh vực hoạt động. Làm tốt 4 bước trên thì doanh nghiệp có thể xác định được hệ thống của mình đang hoạt động ra sao? Đã hiệu quả chưa?
Câu hỏi đưa ra: sau nhiều năm vận hành thì thời điểm hợp lý để nâng cấp hoặc triển khai hệ thống mới là khi nào? Hãy kiểm soát chặt chẽ và phân tích thật chi tiết các nghiệp vụ cũng như các kỹ thuật giúp doanh nghiệp xác định được mình đã tối ưu hóa lợi ích hay chưa? Một kế hoạch hiệu quả sẽ giúp triển khai giải pháp ERP đúng trong khoảng ngân sách cho phép và khoảng thời gian dự kiến đồng thời sẽ giúp doanh nghiệp thu được lợi ích tối đa từ hệ thống triển khai.