6 cách giúp doanh nghiệp triển khai ERP hiệu quả nhất

Triển khai giải pháp ERP cho doanh nghiệp là lựa chọn tiêu tốn khá nhiều chi phí cho doanh nghiệp (chi phí tích hợp, tùy biến, triển khai,…) và phải mất hàng tháng, thậm chí cả năm mới có thể triển khai dự án hoàn thiện nhất. Để giảm thiểu những khó khăn có thể xảy ra, các chuyên gia ERP đã có 6 lời khuyên cho các doanh nghiệp nhằm tích hợp hệ thống và quản lý dự án thành công với giải pháp ERP
 
1. Đưa ra giải pháp ERP phù hợp nhất với doanh nghiệp 

Để triển khai một dự án ERP, doanh nghiệp phải đầu tư một nguồn lực và vốn lớn, do đó lựa chọn giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình là điều cần thiết. Hãy xác định nhu cầu cốt lõi của công ty, cần phải liệt kê ra danh sách các tính năng, hoạt động phải thực hiện, nhu cầu chiến lược quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp. Danh sách này sẽ giúp cho quá trình triển khai dự án liền mạch và xuyên suốt hơn.
 
Bạn cần nghiêm túc xem xét lại cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của công ty trong giai đoạn hiện tại và hãy đảm bảo rằng khi triển khai giải pháp ERP doanh nghiệp của bạn không gặp rắc rối với hệ thống.
 
2. Xem xét trên tổng chi phí vốn của doanh nghiệp 

Lời khuyên cho doanh nghiệp khi triển khai giải pháp ERP đó là xem xét kỹ lưỡng về giải pháp đầu tư và có kế hoạch phân bổ chi phí tổng số vốn đầu tư cho dự án. Hãy có kế hoạch cụ thể chi phí cho đầu tư giải pháp, cho các nền tảng công nghệ, cho hệ thống, bộ phận CNTT, cho nguồn nhân lực để có thể tối ưu hóa nhất trên tổng chi phí vốn của doanh nghiệp.
 
3. Quan tâm đến nhà cung cấp mà doanh nghiệp hợp tác 

Lựa chọn đúng nhà cung cấp giải pháp là một phần quan trọng của quá trình triển khai dự án. Hãy đảm bảo rằng nhà cung cấp của bạn đã tìm hiểu và đưa ra giải pháp phù hợp và có thể triển khai thành công dự án cho doanh nghiệp của bạn. Nhà cung cấp của bạn có thực sự tốt? Họ đã triển khai thành công cho các doanh nghiệp khác? Họ có kinh nghiệm triển khai? Họ có đáp ứng được các yêu cầu của bạn? Bạn nên đặt ra các câu hỏi đối với nhà cung cấp, cân nhắc trước khi tiến hành hợp tác.
 
Paul Magel, Giám đốc Kinh doanh bộ phận gia công phần mềm của CGS chia sẻ: “ Cho dù bạn đang làm trong cơ quan chuyên môn hay là các nhà sản xuất may mặc nổi tiếng thì hãy đảm bảo rằng nhà cung cấp của bạn là một chuyên gia ngành công nghiệp.
 
4. Xây dựng lộ trình 

Mỗi dự án trước khi triển khai cần xây dựng một lộ trình cụ thể, bởi đó là sự liên quan của rất nhiều bộ phận, phòng ban, thu chi tài chính. Đặc biệt, khi doanh nghiệp bắt đầu thấy được lợi ích thì mới có thể đầu tư chi phí. Lộ trình giúp ích cho việc quản lý các khâu khi chuyển đổi công nghệ và quy trình kinh doanh lớn. Hơn nữa, xây dựng một lộ trình cụ thể sẽ rút ngắn được thời gian của dự án, và chi phí đầu tư cũng sẽ phân bổ đều trong cả dự án. Sau khi hoàn thành dự án, lộ trình này cũng là một phần quan trọng để thực hiện kiểm soát mạnh mẽ trên phạm vi của dự án.
 
5. Thiết lập đội giám sát dự án 

Để giúp quá trình triển khia dự án thuận lợi, các doanh nghiệp nên thiết lập một đội giám sát dự án. Bằng cách xây dựng một đội giám sát có chức năng đa dạng, các doanh nghiệp không chỉ cải thiện khả năng tất cả các lĩnh vực doanh nghiệp sẽ được giải quyết mà còn giúp cho sự thành công của dự án ERP. Đội giám sát đa chức năng nên bao gồm một số chức năng quan trọng như quản lý dự án, công nghệ thông tin và quản lý điều hành.
 
6. Đừng tiết kiệm chi phí đào tạo 

Yếu tố quan trọng nhất trong một dự án ERP đó là nhân viên triển khai. Doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch đào tạo và liên kết giữa các bộ phận triển khai, đảm bảo nguồn lực thực hiện được phân bổ đều cho cả quá trình, quản lý các yêu cầu phân bổ cũng như giải quyết các vấn đề phát sinh. “ Thực hiện đầu tư vững chắc cho công cụ đào tạo” – đây là yếu tố thiết yếu đề triển khai ERP thành công và không nên bỏ qua. Nhân viên có nghiệp vụ khác nhau thường sẽ không tận dụng triệt để những các công cụ mà họ đã được cung cấp, và có thể sẽ gây ra trường hợp hời hợt, không tập trung, ảnh hưởng đến tiến độ cũng như chi phí triển khai dự án.  Do đó, điều quan trọng là xây dựng kế hoạch đào tạo với vai trò của từng nhân viên trong công ty, với mục tiêu và kết quả được xác định cụ thể. Có thể doanh nghiệp sẽ mất nhiều chi phí cho việc đào tạo nhưng điều đó là thiết yếu, mà mỗi doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng để dự án được triển khai thành công nhất.