DIP Vietnam - Hơn 15 năm kinh nghiệm xây dựng và phát triển các giải pháp phần mềm quản lý thông minh, chính xác, tối ưu nhất và chi phí đầu tư hợp lý theo đặc thù sản xuất kinh doanh và quy mô của từng doanh nghiệp để luôn là "điểm dừng của sự lựa chọn" từ phía Quý khách hàng.

Tìm hiểu về hệ thống ERP - Giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp

04/05/2016 10:09:18 S

Chia sẻ thông qua:

Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning – Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) hiện nay đã trở nên phổ biến không chỉ trong giới làm công nghệ thông tin mà cả cộng đồng doanh nghiệp, nhà quản lý của Việt Nam.

Chức năng chính của ERP đó là tích hợp tất cả các phòng ban trong công ty lại trong một hệ thống máy tính duy nhất để tiện theo dõi hơn, giúp đáp ứng các yêu cầu một cách linh hoạt. Hay nói cách khác, ERP giống như một phần mềm khổng lồ, nó có khả năng làm tất cả các hoạt động về nhân sự, tài chính, sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng và nhiều cái khác nữa.

Rất nhiều các doanh nghiệp hàng đầu thế giới coi ERP là chìa khóa thành công của mình. Dưới đây là một vài thông tin giúp khách hàng hiểu rõ hơn về phần mềm này.

Giới thiệu về ERP

ERP là một giải pháp phần mềm nhằm mục đích hỗ trợ việc quản lý một doanh nghiệp. Phần mềm này sử dụng cho doanh nghiệp giúp đỡ doanh nghiệp trong các hoạt động thường ngày của mình, giúp quản lý các hoạt động chủ yếu của doanh nghiệp như kế toán, phân tích tình hình tài chính, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý mua hàng, tồn kho, quản lý hoạt động sản xuất, hậu cần, v.v… Bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch, phần mềm này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp cho doanh nghiệp như nguồn nhân lực, máy móc, vật tư và tài chính có sẵn với số lượng đủ khi cần.

Thường thì ở trong các doanh nghiệp, mỗi phòng ban người ta sẽ dùng một loại phần mềm khác nhau. Khi dùng từng phần mềm riêng lẻ như cách truyền thống, việc kết nối các dữ liệu với nhau rất khó, nhất là khi khối lượng dữ liệu lớn hoặc phần mềm không tương thích với nhau, thế nên sự phối hợp giữa nhiều bộ phận của một công ty trở nên khó khăn, tốn kém, mất thời gian. Còn ERP thì gom hết tất cả những thứ này lại với nhau và chỉ sử dụng một cơ sở dữ liệu duy nhất để tất cả mọi người, mọi phòng ban đều có thể truy cập vào và chia sẻ dữ liệu cho nhau.
 ​
Chúng ta hãy lấy ví dụ là khi một khách hàng đặt hàng một chiếc laptop. Bình thường, khi người đó bắt đầu order, đơn hàng sẽ được chuyển từ hòm thư của người đó đến công ty. Sau đó, nhân viên nhập dữ liệu sẽ chuyển nội dung đơn hàng (số lượng, mặt hàng, giá tiền, chi phí ship hàng, cấu hình CPU, RAM, HDD…) vào hệ thống máy tính của công ty, chuyển tiếp qua cho bộ phận quản lý khách hàng để ghi lại thông tin về người đặt, rồi chuyển qua kho, rồi kế toán,… Quy trình như thế này khiến việc giao hàng đến người mua bị chậm trễ lại, chưa kể đến việc thất lạc đơn hàng nữa. Việc phải nhập liệu từ phần mềm này qua phần mềm khác cũng có thể phát sinh lỗi, nhất là với các công ty hoạt động trên nhiều khu vực địa lý.

Song song đó, không ai trong công ty thật sự biết được tình trạng của đơn hàng đó như thế nào bởi không có đủ hết mọi quyền truy cập vào tất cả mọi phần mềm. Một người làm bên mảng tài chính hoặc hỗ trợ khách hàng làm thế nào truy cập được phần mềm của bên kho để biết là hàng đã được giao hay chưa, lỡ kho đó nằm ởBình Dương trong khi cô nhân viên đó đang ở TP.HCM thì sao? Đó cũng là lý do mà nhiều khi bạn gọi hỏi xem hàng của mình đã được giao hay chưa thì người tiếp tân phải chuyển tiếp bạn qua bên kho, và rồi bạn lại phải lặp lại toàn bộ yêu cầu truy vấn của mình, rất tốn thời gian.

ERP xuất hiện với mục đích thay thế hết tất cả những hệ thống đơn lẻ này, và công ty chỉ xài một phần mềm duy nhất để quản lý. Tất nhiên, ERP sẽ được chia nhỏ thành các gói tùy mục đích, ví dụ như gói tài chính, gói nhân sự, gói kho bãi,… nhưng vấn đề cơ bản đó là dữ liệu nằm chung một chỗ, không bị phân tán ở đây một ít, ở kia một ít. Mọi nhân viên khi cần (và tất nhiên là khi có đủ quyền hạn) đều có thể xem được thông tin như ý muốn, và quan trọng hơn, ông giám đốc ngồi trên cao vẫn có thể nắm tình hình doanh nghiệp của ông một cách nhanh chóng mà không phải đợi hàng tá báo cáo từ nhiều bộ phận gửi lên trong một thời gian dài. Một công ty có thể chỉ mua một số gói nhất định tùy theo khả năng và nhu cầu của mình chứ không cần phải mua hết cả bộ.

Ngoài ra, hệ thống ERP sẽ được tùy biến theo nhu cầu của từng công ty bởi mỗi doanh nghiệp sẽ có các yêu cầu khác nhau, những quy trình khác nhau. Và không chỉ các gói có thể tùy biến mà từng biểu mẫu, từng thanh công cụ, vị trí các nút, các khu vực điền số liệu... cũng thể được tinh chỉnh lại cho phù hợp nhất. Nói cách khác, ERP sở hữu tính linh hoạt cực kỳ cao, và đây cũng là công việc chính của những công ty triển khai ERP đến cho khách hàng của mình.

Hệ thống ERP giúp các công ty quản lý như thế nào?

Hi vọng lớn nhất đối với ERP đó là nó có thể cải thiện việc xử lí đơn hàng cũng như những thứ liên quan đến doanh thu, lợi nhuận, xuất hóa đơn… Đây là những thứ được gọi với cái tên “fulfillment process”, và cũng vì lý do này mà ERP hay được gọi là một “phần mềm chống lưng” cho văn phòng. Trong thời gian khoảng 10 năm trở lại đây có xuất hiện thêm một số module để quản lý khách hàng, chứ trước đó ERP chỉ tập trung vào việc tự động hóa những bước khác nhau trong hoạt động của công ty sản xuất.
Khi một nhân viên nhập thông tin đơn hàng vào, anh ta sẽ có hết tất cả những thông tin cần thiết để hoàn tất order. Ngoài ra, tất cả những nhân viên khác có liên quan đều có thể cập nhật thông tin và có thể theo dõi tiến độ của một đơn hàng bất kì khi nào. ERP mang lại một thứ “ma thuật” giúp khách hàng nhận thứ mình mua nhanh hơn vì thông tin ít bị trễ, ít lỗi hơn, và “ma thuật” đó cũng áp dụng cho cả những hoạt động khác như tính lương cho nhân viên hay tạo báo cáo tài chính.

Hệ thống ERP
Một hệ thống ERP
Kiểm soát thông tin khách hàng: như đã nói ở trên, vì dữ liệu nằm chung ở một nơi nay mọi nhân viên trong công ty đều có thể truy cập và xem thông tin khách hàng, một số người có quyền thì có thể đổi cả thông tin mà không lo sợ hồ sơ khách hàng không được cập nhật xuyên suốt các bộ phận khác nhau. Ngay cả một ông CEO cũng có thể dễ dàng xem ai mua cái gì ở đâu và bao nhiêu tiền.

Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ: ERP có thể phục vụ như một công cụ giúp tự động hóa một phần hoặc tất cả quy trình sản xuất, từ việc chuẩn bị nguyên vật liệu cho đến ra thành phẩm, quản lý đầu ra đầu vào, đóng gói và nhiều thứ khác. Vì chỉ sử dụng một hệ thống máy tính duy nhất nên công ty có thể tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, tăng năng suất và giảm lượng nhân sự cần thiết. Người quản lý có thể xem tất cả mọi thông số của công ty trong một giao diện hợp nhất, không phải nhảy từ khu vực này sang khu vực khác chỉ để kiếm vài con số.
Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án: ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra và theo dõi tính đồng nhất trong chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch và phân bổ nhân lực một cách hợp lý tùy nhu cầu dự án. Mình được biết là ERP còn có thể tự động kiểm tra trong cơ sở dữ liệu xem nhân viên nào có thế mạnh nào rồi tự gán họ vào từng tác vụ của dự án, người quản lý không phải mất nhiều thời gian cho công đoạn này.

Kiểm soát thông tin tài chính: để hiểu được hiệu suất của công ty mình ra sao, người quản lý sẽ phải tìm hiểu số liệu từ nhiều bộ phận khác nhau, nhiều khi có cái đúng, có cái sai, có cái theo tiêu chuẩn này, có cái thì theo tiêu chuẩn khác. ERP thì tổng hợp hết mọi thứ liên quan đến tài chính lại một nơi và số liệu chỉ có một phiên bản mà thôi, hạn chế tiêu cực cũng như những đánh giá sai lầm của người quản lý về hiệu năng của doanh nghiệp. ERP cũng có thể giúp tạo ra các bản báo cáo tài chính theo những chuẩn quốc tế như IFRS, GAAP, thậm chí cả theo tiêu Kế toán Việt Nam cũng được luôn (công ty TRG International ở Việt Nam cũng đang chỉnh sửa bộ phần mềm Infor ERP LN theo chuẩn Việt Nam)

Kiểm soát lượng tồn kho: ERP giúp kiểm soát xem trong kho còn bao nhiêu hàng, hàng nằm ở đâu, nguyên vật liệu còn nhiều ít ra sao. Việc này giúp các công ty giảm vật liệu mà họ chứa trong kho, chỉ khi nào cần thiết thì mới nhập thêm (chữ Planning trong ERP ý chỉ việc giúp doanh nghiệp lên kế hoạch cho các hoạt động của mình, và đây là một ví dụ). Tất cả sẽ giúp giảm chi phí, giảm số người cần thiết, tăng nhanh tốc độ làm việc.

Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự: nhờ ERP mà bên nhân sự có thể theo dõi sát sao giờ làm việc, giờ ra về, khối lượng công việc từng nhân viên đã làm là bao nhiêu (để tính lương bổng và các phức lợi này nọ), ngay cả khi những người nhân viên đó làm việc trong nhiều bộ phận khác nhau, ở nhiều khu vực địa lý khác nhau. Nhân viên cũng vui hơn vì với ERP, công ty có thể trả lương cho họ đúng thời gian hơn.

Giao tiếp, xã hội hóa việc liên lạc trong công ty: Bạn đừng nghĩ rằng môi trường doanh nghiệp thì không cần mạng xã hội, thực ra là có, và nó rất hữu ích trong việc liên lạc giữa nhân viên các phòng ban với nhau. Như hệ thống DIP ERP.NET cho phép mọi người trong một hệ thống ERP chat với nhau thời gian thực để truy vấn thông tin, y như khi bạn chat trên Facebook. Ông giám đốc có thể nhanh chóng chat với thủ kho hỏi xem mặt hàng X còn lại bao nhiêu cái, thủ kho tra kết quả ngay trong giao diện nền web rồi nói ngay cho giám đốc biết. Chưa kể đến việc ERP còn sở hữu khả năng hiển thị những tác vụ mà một người cần làm, xem cập nhật trạng thái từ những người cùng phòng,...

Những khó khăn trong ứng dụng ERP

Khó khăn lớn thường gặp là doanh nghiệp chưa xác định được yêu cầu phạm vi quản lý, chưa có sự chuẩn bị đầy đủ và chưa tính trước được khối lượng công việc tương lai nên thường đặt ra các yêu cầu quá cao, không mấy khả thi dẫn đến kém hiệu quả khi vận hành thực tế.

Kinh nghiệm triển khai của các đơn vị sử dụng ERP chưa nhiều. Chưa nắm được hết các tính năng và công cụ của ERP mà mình đang triển khai nên không thể lập trình, bổ sung thêm những ứng dụng cho phù hợp với yêu cầu  thực tế của doanh nghiệp,

Một khó khăn nữa đó là yếu tố công nghệ như: hệ thống mạng máy tính của, hệ thống mạng (server), máy vi tính, trang thiết bị để triển khai cho toàn doanh nghiệp chưa đồng bộ.

Chưa hết, ERP cũng có những hạn chế nhất định ngay cả đối với các phân hệ của mình. Có một số doanh nghiệp chỉ dùng ERP nhưng không thể đáp ứng được hết yêu cầu của họ, thế nên họ phải dùng thêm một hoặc một số phần mềm khác

Ngoài ra, một lý do khiến ERP thường bị thất bại khi được triển khai mặc dù doanh nghiệp đã chi rất nhiều tiền là những người lãnh đạo không hiểu rõ về hệ thống. Họ chỉ xác định được nhu cầu của mình sau đó chỉ đạo xuống cho bên IT thực hiện. Bên IT nếu không rõ về quy trình sẽ dẫn đến gặp khó khan khi triển khai. Phải giải quyết cho được những mối quan ngại này thì ERP mới thật sự mang lại lợi ích vượt bậc như những gì nó vốn có.

Theo Diễn đàn Tinh tế


DIP Vietnam là doanh nghiệp chuyên sản xuất phần mềm, với thâm niên gần 15 năm hoạt động sâu rộng trong lĩnh vực CNTT. Là tập thể vững mạnh được sáng lập bởi những chuyên gia hàng đầu, có kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực Công nghệ thông tin, cùng với đội ngũ nhân viên trẻ trung đam mê sáng tạo và đầy nhiệt huyết được huấn luyện chuyên nghiệp. DIP Vietnam tự hào đưa ra những dịch vụ và sản phẩm phần mềm quản lý ưu việt trong nhiều lĩnh vực:

Phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp
Phần mềm quản lý bất động sản
Phần mềm quản lý sản xuất
Phần mềm quản lý kinh doanh
Phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng
Phần mềm quản lý nhân sự tiền lương
Phần mềm quản lý cửa hàng bán xe máy 
Phần mềm quản lý tòa nhà
Phần mềm quản lý khách sạn
Hệ thống tổng đài Void IP Call Center

Mọi chi tiết quý khách vui lòng liên hệ. 
Chúng tôi sẵn sàng phục vụ!
---------------------
 
Sales Team  - Hotline:  0909 437 699  -  0934 614 696 
Tổng đài tư vấn, hỗ trợ dịch vụ 24/71900 6179
-----------------------

DIP Vietnam


Văn phòng Tp.HCM:
Lầu 8 tòa nhà văn phòng Hyco4 số 205A Nguyễn Xí, P.26, Q. Bình Thạnh, Tp.HCM
ĐT: (08) 3516 3857 – Hotline: 0902 437 568
Email: info@dip.vn  -  Website: www.dip.vn 

Văn phòng Hà Nội:
P.A906 Tòa nhà Hồ Gươm Plaza, Trần Phú, Hà Đông, Hà Nội
ĐT/Fax: (04) 6328 6057 – Hotline: 0934 614 696 
Email: sales@dip.vn  -  Website: www.dip.vn 

Trung tâm nghiên cứu, đào tạo và phát triển phần mềm DIP Vietnam:
Lầu 8 tòa nhà văn phòng VCN, đường A1, Khu đô thị Vĩnh Điềm Trung, Tp. Nha Trang
Tel/Fax: 19006179 -  Hotline:  098929 4567
Email: sales@dip.vn  -  Website: www.dip.vn 

Trung tâm hỗ trợ kỹ thuật và tư vấn giải pháp
346/29 Khu biệt thự Bình Lợi, P.13, Q. Bình Thạnh, TP. Hồ Chí Minh
ĐT: (08) 3516 3857 – Hotline: 0902 437 568
Email: info@dip.vn  -  Website: www.dip.vn 

E-commerce Site:  www.infoland.com.vn  - www.mua24h.com.vn