DIP Vietnam - Hơn 15 năm kinh nghiệm xây dựng và phát triển các giải pháp phần mềm quản lý thông minh, chính xác, tối ưu nhất và chi phí đầu tư hợp lý theo đặc thù sản xuất kinh doanh và quy mô của từng doanh nghiệp để luôn là "điểm dừng của sự lựa chọn" từ phía Quý khách hàng.

Giải pháp quản lý kho hàng hiệu quả dành cho các chuỗi cửa hàng thời trang

15/09/2020 11:03:45 S

Chia sẻ thông qua:

Quản lý kho hàng sao cho hiệu quả là bài toán thường khiến các chuỗi cửa hàng thời trang đau đầu. Nhất là với những cửa hàng thời trang lớn cần quản lý các dòng sản phẩm quần áo theo màu sắc, theo kích cỡ, theo kiểu dáng, theo mùa, bộ sưu tập, xu hướng... mà để quản lý và phân loại từng dòng sản phẩm khoa học thì những phương pháp quản lý truyền thống hoặc các giải pháp quản lý bằng phần mềm thông thường khó có thể đáp ứng được.

 

Đọc thêm:

Những lưu ý giúp chuỗi cửa hàng bán lẻ quản lý tồn kho nhanh chóng – chính xác

Chiến lược giúp các chuỗi cửa hàng điện máy ổn định dòng tiền thời kỳ thị trường suy thoái do đại dịch

Những khó khăn và hậu quả khi kinh doanh trên nhiều sàn thương mại điện tử doanh nghiệp cần chú ý

 

Điều này đòi hỏi chuỗi cửa hàng thời trang cần tìm kiếm một giải pháp quản lý thông minh và toàn diện, nâng cao hiệu quả kinh doanh tốt nhất. Bởi việc quản lý kho thiếu chặt chẽ không chỉ khiến cửa hàng thời trang tăng nguy cơ thất thoát sản phẩm mà còn giám tiếp làm giảm doanh thu của cửa hàng.

Cửa hàng thời trang quản lý kho lỏng lẻo có thể tạo thành hậu quả gì?

+ Hàng hóa bị thất thoát và không kiểm soát được tồn kho

Các chuỗi cửa hàng thời trang nếu quản lý kho lỏng lẻo có thể khiến hàng hóa lưu trong kho lộn xộn. Điều này dễ dẫn tới việc hàng hóa trong kho thất thoát mà không rõ lý do, thậm chí có không ít cửa hàng còn gặp phải tình trạng nhân viên trục lợi để hàng hóa tuồn ra ngoài.

Điều quan trọng là chủ cửa hàng thời trang luôn phải nắm rõ được tình trạng hàng hóa và số lượng tồn kho cụ thể trong kho là bao nhiêu, Bởi nếu không nắm rõ được tình trạng hàng hóa tồn kho thì việc bán hàng cũng gặp phải gián đoạn vì khách hàng tới mua nhưng bạn phải mất nhiều thời gian mới tìm được đúng dòng sản phẩm mà khách hàng muốn, thậm chí tìm thời gian lâu bạn cũng không biết mã sản phẩm đó liệu còn hay không. Điều này dễ khiến cửa hàng thời trang của bạn bị mất khách hàng.

+ Sản phẩm lỗi mốt, không hợp mùa, không hợp xu hướng...

Các sản phẩm thời trang như quần áo, giày dép, mũ khăn... thường có những khoảng thời gian xu hướng nhất định, được thiết kế theo từng mùa hay từng giai đoạn, nhất là với những cửa hàng thời trang cao cấp thì điều này càng cần chú trọng hơn.

Giải pháp quản lý kho hàng hiệu quả dành cho các chuỗi cửa hàng thời trang

Vì vậy chuỗi cửa hàng thời trang buộc phải có giải pháp quản lý tồn kho chi tiết, và việc ứng dụng phần mềm để quản lý như phần mềm BMS Plus sẽ giúp chủ doanh nghiệp nắm bắt rõ được tình trạng sản phẩm trong kho, từ đó có kế hoạch kinh doanh, khuyến mãi kịp thời để tránh sản phẩm đã “hết thời” nhưng vẫn còn tồn đọng trong kho.

Cửa hàng thời trang cần kiểm kê tồn kho thường xuyên

Chuỗi cửa hàng thời trang nếu muốn quản lý kho hiệu quả buộc phải có quá trình kiểm kê tồn kho thường xuyên, bởi chỉ khi người quản lý kiểm soát tốt hàng hóa trong kho mới có thể nắm bắt và phát hiện tình trạng tồn đọng kho hàng kịp thời, có kế hoạch kinh doanh và bán hàng phù hợp, giải phóng tồn kho để hạn chế tối đa thất thoát.

Đặc biệt, nếu số lượng hàng tồn kho sau khi kiểm đếm quá chênh lệch với số lượng ghi trong báo cáo tồn kho có thể nói lên rất nhiều vấn đề: xuất hiện tình trạng nhân viên gian lận, tuồn hàng, hay năng lực quản lý kho còn hạn chế...Nhờ vậy chủ shop có thể nhanh chóng điều tra, ngăn chặn kịp thời.

Những cách quản lý tồn kho thông minh cho các chuỗi cửa hàng thời trang

+ Cần phân loại từng dòng sản phẩm trong kho

Để quản lý tồn kho hiệu quả, trước hết người quản lý cần phải phân loại từng dòng sản phẩm trong kho. Có thể phân loại theo chủng loại sản phẩm như trang phục, mũ, giày dép, khăn... hoặc phân loại theo mùa, theo xu hướng...

Trong đó cách phân loại và quản lý sản phẩm tốt nhất chính là dán nhãn mã vạch từng dòng sản phẩm, trang phục khi nhập kho, đặt tên trong hệ thống phần mềm để tìm kiếm và quản lý dễ dàng hơn. Với cách làm này, người quản lý khi tìm kiếm chỉ cần tra cứu mã vạch là nắm được toàn bộ thông tin sản phẩm, bao gồm chủng loại, mẫu, kiểu dáng, giá bán, giá vốn, vị trí lưu kho, số lượng tồn kho, số lượng bán ra....

+ Quản lý tồn kho bằng công nghệ

Sử dụng công nghệ để quản lý tồn kho cũng là giải pháp tối ưu nhất cho các chuỗi cửa hàng thời trang. Trong đó bạn cần lắp camera giám sát ở kho hàng để quản lý kho từ xa hiệu quả, có nhiều loại camera hiện đại có thể lưu trữ hình ảnh trong 30 ngày nên bạn có thể trích xuất hình ảnh từ camera để kiểm tra khi gặp tình trạng hàng hóa hư hỏng, thất thoát không rõ lí do.

Ngoài ra bạn cần ứng dụng phần mềm để quản lý tồn kho nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí và gia tăng hiệu suất làm việc tối ưu nhất cho nhân viên. Công nghệ cũng là nền tảng ưu việt giúp chuỗi cửa hàng thời trang tinh gọn nguồn nhân lực làm việc tốt nhất.

Giải pháp quản lý kho hàng hiệu quả dành cho các chuỗi cửa hàng thời trang

Để tiết kiệm thời gian, chi phí cũng như tăng hiệu suất làm việc bạn nên áp dụng công nghệ vào quản lý kho để thay thế con người.

Các phương pháp kiểm kê tồn kho tại chuỗi cửa hàng thời trang

+ Thường xuyên kiểm kê tồn kho

Các chuỗi cửa hàng thời trang muốn quản lý kho hàng hiệu quả thì việc kiểm kê tồn kho thường xuyên là không thể thiếu, nhất là những chuỗi cửa hàng thời trang cao cấp có những xu hướng thời trang thay đổi liên tục theo từng mùa, từng quý, từng năm. Việc kiểm kho thường xuyên theo tuần, theo tháng... là không thể thiếu.

Khi kiểm kho thường xuyên, chủ cửa hàng thời trang có thể nắm bắt chính xác được từng dòng sản phẩm tồn kho tại từng thời điểm, từ đó hạn chế tối đa tình trạng chênh lệch hoặc thất thoát hàng hóa trong kho, tăng cường hiệu quả kinh doanh.

+ Kiểm kê tồn kho định kỳ tại từng chi nhánh

Phương pháp kiểm kê tồn kho định kỳ thường được sử dụng tại những chuỗi cửa hàng thời trang lớn, chẳng hạn kiểm kê tồn kho nửa tháng một lần, kiểm kê 1 tháng một lần hay theo từng quý tùy thuộc vào từng quá trình kinh doanh, xu thế thời trang thay đổi.

Việc kiểm kê tồn kho định kỳ giúp chuỗi cửa hàng thời trang của bạn chỉ cần tập trung nguồn nhân lực vào kiểm kho trong một khoảng thời gian nhất định, giúp chủ cửa hàng có thể nắm bắt chính xác được số lượng tồn kho và xử lý tình huống kịp thời.

Giải pháp quản lý kho hàng hiệu quả dành cho các chuỗi cửa hàng thời trang

Điều này cho thấy, tùy thuộc vào nhu cầu và nguồn nhân lực tại từng cửa hàng mà mỗi chuỗi cửa hàng đều có phương pháp kiểm kê tồn kho phù hợp, nhưng dù lựa chọn phương pháp nào thì cửa hàng thời trang của bạn cũng cần phải có giải pháp quản lý tồn kho chính xác trên hệ thống phần mềm BMS Plus nhằm quản lý kho hàng chi tiết và tránh thất thoát, đạt được hiệu suất cao.

Tìm hiểu quy trình kiểm kê kho hàng tại cửa hàng thời trang

+ Cần chuẩn bị những gì trước khi kiểm kê kho hàng?

Với các chuỗi cửa hàng thời trang có quy mô vừa và nhỏ, việc kiểm kê tồn kho không cần quá nhiều quy trình phức tạp, trong đó chủ yếu các quy trình vẫn là báo trước cho nhân viên về thời gian cùng lịch kiểm kho để chuẩn bị -> thông báo với khách hàng hoặc đối tác để tránh phiền hà khi đóng cửa hàng để kiểm kho -> lên kế hoạch và danh sách kiểm kho chi tiết.

+ Các bước kiểm kê hàng tồn kho

Bước 1: Lập bảng thống kê sản phẩm tồn kho theo danh sách, bao gồm chủng loại, mẫu mã, màu sắc, bảng giá, số lượng....

Bước 2: Kiểm kê từng sản phẩm thực tế tại kho, lưu trữ số lượng chi tiết trên phần mềm.

Bước 3: So sánh kiểm kê tồn kho thực tế với số lượng tồn kho hiển thị trên phần mềm để kiểm tra chênh lệch hay không, nếu chênh lệch cần kiểm kê lại.

Bước 4: Đối chiếu bảng kiểm kê tồn kho thực tế cuối cùng với số lượng hàng tồn ghi trong báo cáo kinh doanh. Trường hợp có chênh lệch thì người chịu trách nhiệm trực tiếp như nhân viên, trưởng bộ phận...phải giải trình cụ thể. Hoặc chủ cửa hàng cần rà soát lại xem nguồn gốc của sự chênh lệch nằm ở đâu.

Giải pháp quản lý kho hàng hiệu quả dành cho các chuỗi cửa hàng thời trang

Bước 5: Nếu có sự chênh lệch, cần điều chỉnh lại số lượng tồn kho đúng thực tế vừa kiểm đếm.

Bước 6: Sau khi hoàn tất, lập biên bản kiểm kê hàng tồn cho nhân viên và chủ cùng xác nhận.

Bước 7: Với những trường hợp chênh lệch số lượng tồn kho thực tế và báo cáo, có một số nguyên nhân như sau:

Chênh lệch thừa (số lượng tồn thực tế nhiều hơn số lượng tồn báo cáo): do nhầm lẫn trong khâu ghi chép số liệu, tính toán sai sót, quên không ghi số liệu khi nhập hàng …

Chênh lệch thiếu (lượng tồn thực tế ít hơn số lượng tồn báo cáo) là các vấn đề nghiêm trọng cần đặc biệt quan tâm: Có thể do nhân viên quên ghi sổ khi xuất hàng, hao hụt do chuyển vị trí, không ghi chép khi bán hàng...hoặc thất thoát do nhân viên gian lận, khách hàng lấy cắp…

Trên thực tế, việc tuân thủ các quy trình quản lý kho hàng và kiểm kê tồn kho sẽ giúp việc quản lý kho càng thêm dễ dàng và chính xác hơn, nhưng đối với các chuỗi cửa hàng thời trang có nhiều chi nhánh, phân bố ở nhiều nơi thì việc kiểm kê tồn kho chi tiết và thường xuyên khong hề dễ dàng, thậm chí tiêu tốn rất nhiều thời gian.

Không những thể, các chuỗi cửa hàng thời trang nếu kiểm kê tồn kho thường xuyên còn dễ mắc phải sai lầm kiểm kho mà ít ai chú ý đến, vì vậy không phải lúc nào việc kiểm kê kho cũng hiệu quả.

Chính vì thế, để kiểm kê sản phẩm tại cửa hàng thời trang nhanh chóng, các chủ doanh nghiệp hiện nay đã chọn ứng dụng công nghệ vào quản lý tồn kho và kiểm kho, trong đó phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng thời trang BMS Plus được xem là giải pháp quản lý tồn kho toàn diện và ưu việt được nhiều chuỗi cửa hàng thời trang, điện máy, siêu thị... ứng dụng.

Sử dụng phần mềm BMS Plus vào quản lý kinh doanh và quản lý tồn kho mặc dù mất chi phí đầu tư ban đầu, nhưng đây lại là giải pháp tiết kiệm thời gian và công sức tối ưu cho nhân viên, tinh gọn bộ máy nhân sự cho chuỗi cửa hàng.

Đây cũng là công cụ quản lý kho hàng hóa hiện đại, giúp việc kiểm kho tại các cửa hàng nhanh chóng, đơn giản và dễ dàng hơn nhiều lần so với việc kiểm kho thủ công.